Vous êtes sur le point de faire appel à un.e freelance, de recruter une personne en temps partagé, de contacter une agence de portage salarial ? Vous vous demandez peut-être comment vous allez gérer cet électron libre et en tirer le meilleur ? Je vous livre aujourd’hui cinq conseils – non exhaustifs mais, à mon avis, indispensables – pour mettre en place un partenariat solide et durable entre entre un.e indépendant.e et votre équipe.

« En plus d’apporter leurs compétences rares aux entreprises, ils [les freelances] bouleversent profondément leurs façons de travailler.”

Vincent Huguet – CEO et cofondateur de Malt

Faire un contrat de collaboration précis avec votre freelance

Au-delà de l’argumentaire commercial, mettez sur papier vos attentes et les obligations de chaque partie pour éviter les surprises. Établissez si besoin un rétro-planning et un plan d’action, même macro. Poser les objectifs à atteindre avec votre freelance et construisez ensemble votre feuille de route.
Même avec les meilleures intentions du monde, les meilleures situations peuvent se dégrader d’un jour à l’autre. Vous pouvez rencontrer LA personne qui remplacera votre freelance en CDI, fermer boutique, être confiné à cause d’une épidémie mondiale… Bref. Protégez-vous et exigez des conditions générales de ventes claires, en particulier si vous avez des projets contenant du droit d’auteur (graphisme, web, photos…) et des accords de confidentialité.

Définir l’environnement de travail

Déterminez si le freelance intervient à distance ou sur place dès le début ! Vous pouvez aussi trouver un entre-deux en lui finançant un accès à un espace de coworking. Le cas échéant, réservez-lui un espace de travail spécifique, du café et l’accès aux données nécessaires. Le freelance n’est pas un sous-employé mais un prestataire de service. Son temps c’est votre argent. Il peut lui aussi décider de mettre fin à une collaboration si il.elle estime que les bonnes conditions de travail ne sont pas réunies.

freelance et lieu de travail
Source illustration : Malte

Suivre le projet avec votre freelance !

Faites le point sur le travail engagé régulièrement, suivez le projet. La responsabilité du suivi d’un dossier incombe au freelance mais aussi au client. Si votre freelance a une obligation de moyens, vous aussi ! Les clients doivent s’engager dans le projet à hauteur de ce qui a été convenu. Un projet est avant tout un travail d’équipe.

Cas particuliers des freelances dans les métiers de la communication

Je vous passe les détails de mon cours en école de commerce, et vous invite à consulter directement le Guide de la relation Agence – Annonceur, conjointement conçu par l’UDA (Union des annonceurs) et le syndicat AACC (Association des Agences-Conseils en Communication). Ce guide a – entre autre – comme objectif de « poser les principes de collaboration efficace entre les équipes de l’agence et de l’annonceur ».

Payer la facture à échéance !

On n’imagine pas payer ses salariés en retard… Le freelance aussi aime avoir de l’argent sur son compte en banque pour payer ses impôts 😉 Dès le début, mettez-vous d’accord sur les modalités et délais de paiement.
Pour que tout soit clair entre vous, vous pouvez lui demandez un compte rendu détaillé de ses interventions à chaque facture (Si vous voulez que votre freelance vous aime vraiment, faites cette demande avant l’émission de la facture : les logiciel de facturation n’aiment pas les modifications. Les experts comptables n’aiment pas les freelances qui mettent le bazar dans leurs logiciels… bref on tourne en rond). Cela vous permettra aussi de faire un point régulier sur l’avancement de votre projet et surtout sur ce que vous payez. Vous éviterez le sentiment désagréable de sortir de l’argent dans le vide.

Créer une relation qui vous ressemble !

Pour avoir une bonne synergie entre les différents membres de votre équipe il n’y a pas de recette miracle. Si ce n’est peut-être de faire un entretien collectif en amont de la signature d’un contrat d’intervention. Une bonne relation de travail se construit sur la durée. Vous pouvez décider de conserver une relation cordiale mais distante avec votre freelance, ou bien de l’intégrer à votre équipe d’afterwork du jeudi soir comme un membre à part entière. Tout est une question de personne. En revanche gardez à l’esprit qu’en matière de lien social il n’y a pas de marche arrière possible. Même si vous faites des barbecues ensemble le week-end, vous ne pourrez pas exiger de votre freelance une implication similaire à celles de vos salariés. Là où vous auriez proposé des récups, il y aura compensation financière.

Le.la freelance n’est pas un.e salarié.e comme les autres, et il.elle mérite d’être chouchouté, comme le reste de votre équipe 😀 Au fait, vous savez pourquoi c’est meilleur de partager son.sa directeur.rice communication avec d’autres entreprises ?

Et vous, c’est quoi votre conseil ultime ?