Tuto budget salon

Tuto budget salon

Avec de tutotiel complet de budget événementiel, vous allez apprendre à faire un budget exposant en utilisant mon model conçu spécialement pour vous avec amour. Mon objectif ? Vous évitez la crise d’angoisse sur le volet financier de vos prochains salons ! Le budget est un outil d’aide à la décision et un élément pivot de votre organisation. Il vous permet de piloter votre stratégie événementielle sur le long terme et de faire le lien entre les services / personnes qui sont partie prenante lors de votre prochain salon : marketing, communication marketing, commercial, la direction, compta, production etc.

A quoi sert un budget salon ?

Quand je dis que le budget salon est un élément pivot de votre organisation je n’essaye pas de broder sur le sujet 😀 Il vous permet de :

  • Gérer les dépenses : le budget garantie la visibilité détaillée de vos dépenses, de visualiser la répartition des coûts, d’anticiper et de maitriser vos investissements.
  • Piloter votre ROI : objectifs > Scénario > Indicateurs > Feed back > Adaptation en N+2 !
  • Sécuriser votre projet en centralisant les informations dans le cas où une des parties prenantes de l’organisation est en incapacité de le suivre jusqu’à son aboutissement.

Comment optimiser son budget ?

Avoir un budget c’est déjà un bon point de départ. Comment le faire évoluer et l’améliorer ?

  • Anticiper les dépenses (au moins six mois à l’avance) pour bénéficier des meilleurs tarifs, lorsque la pression de la demande n’est pas à son apogée, ou tout simplement pour que la prestation idéale soit encore disponible !
  • Définir des objectifs et des indicateurs de suivi pour mesurer la pertinence des dépenses engagées, mesurer le ROI et adapter votre stratégie évènementielle / budgétaire en N+
  • Mutualiser les dépenses quand c’est possible avec d’autres exposants

Lire l’article complet sur l’optimisation de votre budget

Comment utiliser le model ?

Organiser vos dépenses par grandes thématiques. Lorsque vous évaluez les variables d’ajustement, cela vous permet de modéliser plus clairement vos scénarios. Vous allez vite vous rendre compte que la communication n’est pas forcément votre poste de dépense le plus important alors que c’est un levier de ROI majeur !

  • Prix : indiquez le prix de la dépense ht. Convertir si besoin pour ne laisser qu’une seule monnaie. Scénario 2, 3 : Ici aussi indiquez les prix en ht dans la même monnaie. Ces colonnes vous permettent en un clin d’œil d’évaluer les différentes hypothèses de travail, de trouver rapidement des variables d’adaptation et de valider le meilleur scénario pour votre projet exposant.
  • No de devis, de commande et de facture : noter ces informations sécurise et fluidifie le suivi des fournisseurs. Cela permet à votre hiérarchie et votre compta de retrouver facilement une commande et une dépense engagée et de tracer plus vite les informations en cas d’oubli de paiement. C’est aussi une bonne façon pour vous de vous y retrouver dans les différents devis d’un même fournisseur.
    Je vous conseille de gardez un dossier papier et/ou numérique de vos documents tant que les salons ne sont pas terminés, on ne sait jamais. Ces documents sont aussi une bonne base de négociation avec vos fournisseurs pour les salons suivants !
  • Contact : Besoin de modifier une ligne auprès d’un fournisseur, de gérer un litige ou d’actualiser une proposition périmée ? Cette colonne vous permet de gagner du temps en trouvant le bon numéro sans repasser par le standard téléphonique.
  • Commentaires : Notez tout ce qui peut faciliter la compréhension de la ligne : l’historique, les remarques pour N+ les difficultés rencontrées…

Doit-on valoriser le temps salarié.e dans le budget ?

En théorie non, organiser un salon fait partie du job de votre équipe. Ce qu’il peut être intéressant de faire par contre, c’est de quantifier le temps passé par chacun.e sur le projet optimiser votre organisation et évaluer la pertinence de faire sous-traiter une partie du travail.

Pour conclure, votre budget événementiel est un outil commun à toute votre équipe. Il doit être construit avec rigueur, au risque de vous desservir et de plomber votre organisation au lieu de soutenir votre projet ! Je vous recommande si possible de mettre en place un document en ligne partagé pour le rendre accessible, transparent, et conserver un historique d’intervention en cas de boulette.

Si vous souhaitez aller plus loin pour améliorer vos projets salon, découvrez la formation « Organiser sa participation à un salon »

Formation organiser sa participation à un salon

Au plaisir de vous lire,

Lucie

Comment s’habiller sur un salon BtoB (quand on est une femme) ?

Comment s’habiller sur un salon BtoB (quand on est une femme) ?

Cet article repose sur une vraie question de fond beaucoup plus vaste : peut-on – comment – être prise au sérieux en cassant les codes pour une femme ?
Je pense que l’habit ne fait pas la bonne sœur, mais plutôt que l’habit est chouette armure pour affronter le monde extérieur, un medium d’expression et d’empowerment.
Est-ce que mon genre, ma coupe de cheveux, mes tatouages, et mes baskets affectent mes compétences ? Non, au contraire. Ils me donnent confiance en moi. Me réduire à ça serait une erreur mais soit, personne n’est parfait.e 😉

Quels sont les enjeux derrière votre style vestimentaire sur un salon ?

  • Être reconnue : en matière de personnal branding, le look est un outil puissant. Le fait de se créer un « dress code » ou tout autre forme de gimmik* facilite votre identification, vous permet d’être reconnue facilement.
  • Être vue : votre tenue vestimentaire vous permet d’attirer le regard dans la foule sans forcément avoir besoin de parler fort ou de vous mettre à poil. Comprendre en sous texte que quelque soit la surface de peau que vous montrez, faites-le pour vous, pour vous sentir à l’aise, et pas pour appâter le chaland comme un bout de viande.
  • Créer des points d’encrage avec votre cible : oui en faisant le choix de vous distinguer vous allez forcément susciter l’adhésion de certain.e.s et le rejet chez d’autre (sans pour autant qu’on vous jette des œuf pourris hein, on se calme). Bref vous sortez de la zone grise et c’est tant mieux ! Vous allez de fait attirer des gens qui sont en phase avec votre apparence, votre attitude et vos codes, des gens qui entrent en résonnance avec votre apparence. Vos choix vestimentaires peuvent être un bon moyen de parler de vous implicitement, de montrer vos influences par des références discrètes. Cela fera un tri bénéfique autour de vous et vous permettra de travailler avec des personnes plus alignées avec votre univers

Quelles couleurs choisir ?

Grand débat. Le bleu, le noir, le blanc, le gris et les différentes nuances de beige sont tout à fait consensuelles dans la majorité des milieux professionnels. Ces couleurs sont universelles quel que soit votre business et ont un ancrage fort dans beaucoup de codes salon.
Si vous choisissez une base monochrome, mode conseil est de trouver une pièce qui se démarque, un peu plus originale, ou un accessoire de couleur vive pour contraster et interpeller.

Quid de la symbolique des couleurs pour les vêtements ?

Pas de vérité vraie, l’interprétation des couleurs varie fortement d’une culture à l’autre. Signe de pureté en occident, le blanc et la couleur du deuil en Chine et en Palestine. Cet article du journal Le Monde propose un petit florilège d’indélicatesses culturelles.

Pour aller plus loin sur le sujet je vous propose un article qui compile rapidement (mais efficacement puisqu’il renvoie à ses sources) la différente interprétation que l’on peut faire de la personnalité d’une personne en fonction de la couleur de ses vêtements en occident.

Connaissez vous le fameux « effet robe rouge » ? Cette fiche Wikipédia très documentée, rend compte de plusieurs études sur le sujet. Malgré les biais observés dans certaines études, les médias féminins s’emparent régulièrement du sujet et contribuent à sa diffusion. Alors la robe rouge vecteur de puissance ou de sex appeal ? En tout cas le rouge est un parti pris très fort, à faire en pleine conscience !

Existe-t-il une tenue idéale pour un salon ?

Non, mais il y a un certain nombre de recommandation à suivre ! Déjà on évite à tout prix la combi pantalon. Bien que sublime, ce must to have de votre garde-robe est à bannir pour des raisons pratiques. Avez-vous vraiment envie de vous retrouver à poil aux toilettes en train d’éviter de faire traîner votre unique fringue par terre ? Bref.
La robe c’est super pratique paracerque c’est une pièce unique et que ça fait une problématique d’assortiment de moins. En revanche, qui dit robe dit collants en hiver, n’oubliez pas d’emporter une deuxième paire de secours, c’est si vite filé ces machin là !

Jupe ou pantalon ?

Peu importe, tant que la pièce a des poches et que vous pouvez bouger librement. Le problème des fringues trop ajustées c’est qu’elles peuvent entraver vos mouvements et carrément vous faire mal ! Pensez à ce moment où vous allez devoir ouvrir un carton au sol, monter un kakémono ou accrocher un poster en haut d’une cloison, présenter un produit en réfléchissant à la meilleure façon de libérer votre ventre d’un pantalon trop serré… Visualisez vous au fond du hall F vous rendant à la conciergerie de l’accueil…

Que porter en haut ?

Même consigne, des poches, et faites vous plaisir ! Pour ma part je privilégie les matières synthétiques un peu amples, pour éviter les traces de transpiration. J’aime avoir une veste avec des poches, un gilet, et une chemise… bref j’ai adopté la technique du layering pour faire face aux différents changements climatiques !
Je trouve aussi que rien de tel qu’une veste originale pour pour pimper une tenue sobre.

Les chaussures

Bon pas de mystère, bannissez les escarpins et tout ce qui ressemble de près ou de loin à un instrument de torture pour vos pieds et votre dos. Comprenez les talons de plus de trois centimètres et les bouts pointus. Vous allez rester plusieurs jours debout à piétiner, prenez soins de vous et concentrez vos forces dans votre démarche commerciale !
Et puis, pas de chaussure neuves. Jamais. Vous pouvez vous procurer des produits assouplissants pour le cuir chez les cordonniers ou des vieux journaux humides. Il paraitrait que ça fonctionne.
Malgré tout, une paire de chaussures fidèle peut quand même vous faire des ampoules, je vous rappelle que là on est sur un cas d’usage intensif !
Question chaussures plates vous avez ensuite l’embarras du choix, des chouettes mocassins aux sneakers en passant par les derbies et les boots légères. Je vous déconseille les bottes et les boots type Doc Martens, à cause du poids et de la chaleur. Avoir chaud ou froid au pied c’est tout aussi désagréable.
Quoi qu’il en soit, vous aurez quand même mal aux pieds. Vous pouvez d’ores et déjà prévoir une boite de pansement double peau (à poser en avance sur les zones de frottement, autant éviter le trou à l’os avant d’agir…) et vous procurer des semelles en gel pour soulager les talons, le must étant carrément de faire faire des semelles sur-mesure chez votre podo-orthésiste préféré.e !

Pourquoi des poches au fait ?

Pour ranger des trucs pardi ! Cartes de visites, portable, clé de vestiaire, carte bleue, vos mains (Adoptez une petite pose décontractée « mains dans les poches œil attentif » pour vous donner une contenance plutôt que de croiser les bras ou de faire défiler votre feed instagram à l’infini ;)). Avez-vous remarqué que la plupart des hommes ont à peine un portefeuille planqué quelque part dans leur tenue, sans déformer leurs fringues ?!

Les accessoires

Un petit sac pour mettre votre portable, votre CB et vos cartes de visite. Une chouette montre pour ne pas rater vos rendez-vous. Pensez à récupérer auprès de l’organisation une pochette en plastique à accrocher au tour de cou du salon pour mettre les papiers qu’on vous donne.
J’ai un crush personnellement pour les foulards type carré de soie. A la ceinture, dans les cheveux ou autour du cou, il est super facile de détourner le petit côté BCBG tout en donnant une touche chic à sa tenue.
En faisant ma petite enquête, j’ai relevé de chouettes idées : un collant à motif, des lunettes flashy, des bijoux ornementaux, un joli rouge à lèvre, une ceinture originale, des chaussettes décalées… On en revient au personnal branding, à l’intérêt du gimmick* et à ce que votre tenue livre de vous.

Parce qu’il faut bien conclure mais que le débat est ouvert…

Lorsqu’on est en confiance et convaincue par ses capacités, notre posture et notre attitude bougent et font bouger les gens autour de nous, dans notre sens. Mon point de vue sur la vie est qu’il est bon de faire bouger les lignes. Sur la question de la tenue vestimentaire, il n’est pas non plus question de vous pousser à sortir des codes de votre milieu, mais de vous livrer un parti pris qui vous permette de vous les réapproprier et de jouer avec, et pourquoi pas de les détourner. Chaque métier / milieu implique une certaine posture qu’il n’est pas question de transgresser impunément.

Gardez à l’esprit que d’une part cet article a été rédigé en faisant appel à mon expérience des salons btb de type industriel, biotechnologies, pharma etc. Certains propos ne sont pas pertinents si vous allez exposer sur une convention de tatouage, un salon du bien-être, une foire agricole ou un Comic Con. Et que d’autre part, sur un salon vous aller réaliser une performance physique sur plusieurs jours et que vous aurez besoin d’être au top tant moralement que physiquement. Et quand on est bien dans ses fringues, je ne vous fais pas un dessin, on a la confiance !

Je vous invite à partager vos plus beaux look salon avec le #HTDOTS (How To Dress On a Trade Show, on ne risque pas de se le faire pique comme ça :D)

*Dans le langage courant, un gimmick est une tournure de langage, de comportement ou de comédie récurrente, propice à identifier intrinsèquement son auteur [Source : https://fr.wikipedia.org/wiki/Gimmick]

Utiliser les ressources du salon pour booster votre visibilité

Utiliser les ressources du salon pour booster votre visibilité

Utiliser les ressources du salon partie 1

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Comment améliorer votre visibilité sur un salon ?

Dans un article précédent » Réserver un stand sur un salon «  j’évoque la question de l’emplacement du stand en tant que moteur de votre visibilité sur votre prochain salon. Emplacement qui a un prix et qu’il est nécessaire de rentabiliser en boostant votre visibilité ! Vous avez booké votre emplacement avec ses forces et ses faiblesses ?


Aujourd’hui je vous propose de passer à l’étape d’après. Il s’agit de se poser la question suivante :
Qu’est-ce que le salon auquel je participe peut faire de plus pour moi ? Les organisateurs du salon pour assurer son attractivité pour les exposants et les visiteurs mettent en place un certain nombre de contreparties, plus ou moins facturées, qui peuvent vous permettre de créer des leviers communication supplémentaires et booster votre visibilité.

Le sujet est tellement vaste que je vous propose de l’aborder en 3 parties :

  • Les animations du salon : Comment utiliser les prises de parole, les awards et les nocturnes pour faire votre com ?
  • Les services du salon : La boîte à outil des salons pour leurs exposants (à paraître ultérieurement)
  • La communication du salon : Utilisez les outils de communication du salon pour alimenter la votre (à paraître ultérieurement)

Partie 1 : Les animations du salon

Beaucoup de salons proposent des événements pendant l’événement. Un excellent moyen de créer de l’attractivité et des leviers de communication à mon avis 😉

Conférences, master class, keynote, tables rondes, webinaires et prises de parole en tout genre

Le point commun entre un TedX et un concert de rock ? Vous ressortez galvanisé.e, inspiré.e, avec une motivation décuplée. Quand je repense à mes amphis d’histoire moderne le vendredi matin où le prof n’était pas sans rappeler Cuthbert Binns je me dis que ouf, au moins dans l’événementiel on sait organiser des prises de parole qui donnent des frissons, mais plutôt de ceux qu’on a dans un festival. En tout cas, c’est à partir de là qu’on va créer des leviers de communication pour votre entreprise quand vous partez sur un salon.
Les prises de paroles d’expert.e. et autre influenceur.se.s sont des temps forts sur les salons, quel que soit leur format. Plus le.la speaker est connu.e et le sujet tendance, plus elles vont attirer du monde. Elles permettent de débattre autour de nouvelles idées, d’évoquer les enjeux du marché, de transmettre des savoirs et d’inspirer les personnes qui y participent. Elles sont extrêmement utiles pour se constituer un réseau business pertinent de professionnels appartenant au même écosystème que vous. C’est aussi l’occasion de rencontrer les étoiles montantes des réseaux sociaux ou les intervenants de demain.
Donc première étape pour utiliser les prises de parole comme levier de visibilité et de communication pour votre entreprise : y participer, réseauter et abandonner la carte de visite au profit d’une connexion sur linkedin et d’un follow sur Tweeter.

Les awards

Si un salon propose des remises de prix : foncez, montez un dossier. Il en existe de toute sorte, qui récompensent aussi bien l’innovation produit que les méthodes managériales ou l’engagement RSE. A vous de trouver une catégorie qui convienne à votre entreprise et ses objectifs. Si vous êtes primé, vous bénéficiez d’une visibilité supplémentaire valorisante, tout le monde aime les podiums.
Certains prix font considérablement monter la valeur perçue de votre produit. Par exemple les Awards du CES, les médailles Lépine ou encore les récompenses du concours agricole. Ils assurent une belle visibilité et un carnet de commande l’année suivante non négligeable. Ils permettent de gagner en image de marque sur votre marché et auprès de vos pairs.
Même si vous ne gagnez pas, certains concours proposent des systèmes de vote, un bon prétexte pour mobiliser votre base de contacts et lui demander de s’engager pour vous !
Au-delà de la communication, je trouve que monter un dossier pour un prix est une belle occasion pour votre entreprise de fédérer vos salariés autour d’un objectif commun.

Les nocturnes

Ce qui se passe en nocturne reste en nocturne pourrait être le mot d’ordre. Du moins en fin de soirée. Mais si vous participez à un événement en soirée, ne manquez pas cette occasion pour faire de la communication off en profitant d’un concert, d’une fondue au fromage ou d’un illusionniste ! Les nocturnes salons sont un moment privilégié pour sortir du cadre en partageant un moment convivial.

Comment améliorer votre visibilité sur un salon grâce aux animations ?

Concrètement : participez, échangez, réseautez. Ensuite tout se joue sur les réseaux sociaux. En premier lieux, faites savoir ce que à votre réseau : partagez vos émotions, des photos de vous sur place, vos rencontres etc. Montrez votre expertise en attirant l’attention sur un point précis d’une conférence qui vous a marqué, une découverte sur un autre stand, ou tout autre événement pertinent pour votre business. Sans oublier tout au long de relayer les # adéquats du salon et de tagguer les bonnes personnes.

Anticipez, et profitez de ces temps forts pour y inviter vos partenaires ou vos prospects. N’hésitez pas à les impliquez-les dans votre communication afin de renforcer vote relation et de la positionner sur un terrain informel et stimulant.

Plus de conseils pour préparer votre salon B to B :

Réserver un stand sur un salon

Réserver un stand sur un salon

Comment réserver un stand

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Guide de la réservation de stand à l’usage des exposants

Réserver un stand sur un salon peut s’avérer être un vrai parcours du combattant, surtout sur les gros salons, surtout si vous partez seul, sans région ou autre cluster de co-financement. Il y a une foule d’éléments à prendre en considération lors de la réservation d’un stand, c’est clairement une étape stratégique fondamentale de votre plan d’action événementiel. Votre stand va être déterminant dans votre projet, que ce soit sont impact financier, votre communication, votre visibilité sur le salon ou l’expérience visiteur que vous allez proposer.
Je vous propose un guide des éléments fondamentaux à prendre en compte lorsque vous réserverez votre prochain stand sur un salon.

Comment choisir le salon auquel vous allez participer ?

Avant de vous lancer dans un projet événementiel – quel qu’il soit – il vous faudra d’abord valider l’adéquation du salon avec vos objectifs marketing et commerciaux. L’indicateur principal ici étant votre objectif, ou vos objectifs, à atteindre : chiffre d’affaires, visibilité, notoriété, renforcement de la relation client, prospection, team building… A vous de définir des contours précis et mesurables avec votre équipe !

Les critères à prendre en compte pour choisir un salon

Pour évaluer la pertinence d’un salon on peut s’appuyer sur plusieurs indicateurs : le nombre de visiteurs des éditions précédentes, le public visé, la localisation, les marchés mis en valeurs dans la communication ou encore la ligne éditoriale, les dates, le ticket d’entrée (=prix du m² aménagé + coût de déplacement x exposants).
L’emplacement d’un salon – local, régional, nation ou international – peut être un critère décisif en fonction du public que vous cherchez à atteindre.

Comment choisir l’emplacement de votre stand : les points à checker avant de signer !

Il y a très peu d’emplacements parfaits, et pas de place pour tout le monde. A moins d’être une multinationale au CES avec un écran de télé qui s’enroule, vous allez devoir composer avec un certain nombre de contrainte dans le choix de l’espace où vous installerez votre stand. Plus vous vous préoccupez tôt de l’emplacement de votre stand, plus vous aurez le choix et le moins de compromis vous aurez à faire.

Choisir la bonne zone pour placer votre stand

Dès qu’on passe un certain niveau de salon la question du choix de la zone d’exposition se pose. Vous trouverez des zones organisées par type de produit, par marché, par pays, par, model économique, par typologie de consommateurs… pas la peine de vous mettre au milieu d’un hall dédié aux bus si vous commercialisez une solution de mesure du trafic routier. Il est possible également que votre offre soit pertinente sur plusieurs marchés. Comment choisir la bonne zone ? La bonne zone va être celle qui qui va attirer le plus de leads pertinents pour atteindre vos objectifs.

Checker vos futurs voisins

Vous pouvez demander auprès du salon un plan avec les entreprises ayant déjà réservé leur emplacement. Lorsque vous choisissez votre emplacement idéal, vérifiez que vos voisins ne soient pas des concurrents directs ! A contrario, si vous êtes placé à côté d’une entreprise ou d’une structure avec une belle notoriété, votre stand peut profiter du trafic de son voisin de palier.

Prendre en compte les flux de déplacement

Tenez compte des allées et du sens de circulation :  plus l’allée est grosse, plus vous aurez de passage. Vous serez plus visible et vos visiteurs pourrons vous trouver plus facilement sur le salon. Renseignez vous sur les marquages au sol, certains salons tracent des lignes pour guider leurs visiteurs vers les spots de conférence. Evitez un maximum d’être en bout de parcours, au fond d’une allée. Pensez enfin à la façon dont sont organisés les supermarchés : nous allons naturellement dans les rayons sur notre droite.

Nombre de murs et m²

Les angles en coins sont plus chers. Et pour cause, ils sont situés aux croisements et sont bien plus visible par un plus grand nombre de personne. Ils sont aussi plus faciles à aménager. Si vous avez trois côtés fermés, pas de panique. Vous pouvez sur la longueur de votre stand pour mettre en place un agencement aéré et dynamique.

Les commodités à proximité

Les vestiaires, les restaurants, les issues de sortie ou encore les zones de conférence sont des lieux de trafic importants. Cela peut être intéressant d’être proche d’un espace où vous pouvez prendre un café en tête à tête en discutant tranquillement. Attention cependant à ne pas vous retrouver avec la queue des toilettes devant votre banque d’accueil ! 

Les éléments techniques de votre stand

Un stand ne se limite pas à des m² de moquette sur un emplacement idéal. Beaucoup de salon proposent des packs techniques pour vous éviter d’avoir à réfléchir à tout ça. Néanmoins, il m’est souvent arrivé de commencer des projets à poils J

Les prestations techniques de base indispensables à la conception de votre stand

Pas de stand sans cloisons, sauf dans les cas de mise en scène spectaculaires évidement. Les cloisons sont vendues au mètre linéaires. Dans les configurations standard vous aurez un fond et des côtés à prévoir. Le deuxième élément absolument crucial est l’approvisionnement en électricité et ses accessoires. Si les halls d’exposition sont en général très bien éclairés, il est préférable d’avoir des sources de lumière supplémentaires sur votre stand. Si votre pack n’en comporte pas, je vous conseille de l’ajouter à votre check liste mobilier. Il faut surtout veiller à avoir une prise électrique. A partir de là vous pourrez tirer une rallonge pour la lumière, la machine à café, un frigo, les ordinateurs, une télé etc.

Les prestations techniques de confort pour votre stand

Certains salons proposent des arrivées d’eau. En fonction de votre projet cela peut être indispensable, même si dans la plupart des cas vous ferez votre vaisselle aux toilettes #glamour.
La sacro-sainte réserve, ce placard stratégique dédié au rangement du materiel et faisant office de porte manteau pour conserver un stand propre. Elle n’est pas proposée systématiquement, mais franchement, à partir 9 m² ou 2 jours de salon elle est indispensable pour le confort des exposants.
Et enfin last but not least, le wifi. Oui le wifi. Sur un salon, comme par magie on ne capte pas le réseau téléphonique. Pour sécuriser vos opérations et sauver la batterie de vos smartphones, il faudra privilégier l’achat d’un accès personnalisé. Vous pouvez toujours tenter le free wifi du salon mais en général il est très vite saturé.

Choisir son mobilier de stand en fonction de l’expérience visiteur souhaitée

Pour le mobilier aussi de nombreux salons proposent des packs à louer et du materiel spécifique sur catalogue. Vous pouvez aussi faire appel à un standiste ou bien venir avec votre propre canapé !
Pour ma part j’ai un petit faible pour le mobilier personnel et réutilisable. Mais attention, celui-ci ne passe pas dans l’avion 😀

Mobiliers vs objectifs de votre salon

Qui avez-vous décidé de faire venir sur votre stand ? Avez-vous besoin de faire tester vos produits ? De streamer une conférence ? D’organiser des réunions de travail ? De chouchouter vos VIP ? De montrer des nouveautés ? De générer du trafic ?
Chaque meuble de votre stand est un élément de communication. Chaque élément va permettre de délimiter une zone et un usage précis de votre espace d’exposition. Par exemple un canapé sera une invitation à un temps long et privilégié, une table haute à des entretiens plus brefs ou des échanges plus dynamiques, une banque d’accueil à une simple prise de renseignements, une télé propice à un regroupement etc.

Une fois tous ces éléments pris en considération il n’y a plus qu’à remplir votre dossier et à préparer la prochaine étape : votre stratégie de communication !

Encore plus de conseils pour préparer votre salon B to B dans le lexique !

Lexique de l’événementiel

Lexique de l’événementiel

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A l’heure ou cet article est publié pour la première fois nous sommes en avril 2021. Toute la France est confinée, même la Gaulle. Le secteur de l’événementiel en présentiel est à l’arrêt depuis plus d’un an. Alors pourquoi se lancer dans un lexique ?

D’une part pour vous proposer du contenu d’expert détaillé et sans chichi. Chaque définition est accompagnée de conseils pratiques, et rédigée autant que possible dans une logique de vulgarisation. C’est aussi l’occasion de proposer ces mots clés en anglais et en espagnol. Pour l’avoir vécu, le choc peut être rude lorsqu’on part la première fois à l’international, même si on est « fluent » 😀

D’autre part, en publiant chaque semaine un nouveau mot, j’ai aussi envie de me faire plaisir en replongeant dans mes souvenirs 😀 Cela me permet de garder le moral au beau fixe et me donne envie d’en créer de nouveaux. Clairement ça rend l’attente plus chouette. Et c’est aussi ça que j’ai envie de transmettre, en gardant le lien avec mes lecteur.rice.s et de nous permettre d’être au top à la reprise !

Early bird price

Définition de l’expression early bird price :

EARLY BIRD PRICE .1 : ou « Early bird rate ». Expression anglo-saxonne que l’on peut littéralement traduire par « tarifs pour les lève-tôt ». Empruntée à l’hôtellerie, elle désigne les tarifs préférentiels dans les cas de pré-inscription à un salon, avant les ouvertures officielles. Ces offres tarifaires remisées sont proposées par les organisateurs d’événement très en avance, parfois quelques semaines après la fin du salon pour l’année suivante. Ces tarifs permettent de faire une économie substantielle sur le stand mais également de bloquer votre dossier et d’être prioritaire quand au choix de votre l’emplacement.

L’emplacement dans un salon peut constituer un énorme atout comme un boulet difficile à traîner sur le projet. Dans les salons internationaux, si vous partez sans cluster, l’emplacement par rapport au sens de circulation, du voisinage, au zonage, aux zones de pause et d’animation est un levier conséquent de trafic.

Événementiel

Événementiel ou évènementiel ?

Les deux orthographes son acceptées mon capitaine ! N’ayez plus peur des dérapages de clavier 😉 Personnellement j’aime les deux, mais le premier est plus simple à écrire sur un clavier. Et vous ?

Définition du mot événementiel dans le dictionnaire* :

“On n’a jamais rien à gagner à tenter de créer soi-même un événement. L’événement c’est comme la plomberie, une affaire de spécialiste.” Daniel Schneidermann, / Où sont les caméras.

ÉVÉNEMENTIEL .1 : adjectif qui désigne tout ce qui est relatif à un événement.
ÉVÉNEMENTIEL (L’) .2.1 : nom commun qui désigne l’ensemble des expertises relative à l’organisation d’un événement. On parlera de secteur de l’événementiel.
ÉVÉNEMENTIEL (L’) .2.2 : utilisé pour désigner un support de communication hors-media. Cela signifie qu’on place l’événementiel comme un outil de communication au même titre que le parrainge, le mécénat, le marketing direct, les promotions ou les RP. On parle alors de communication événementielle ou de communication par l’événement. En tout cas c’est comme cela qu’on présente les choses de façon traditionnelle, scolaire.
Après quelques années d’expérience, à mon échelle quand je parle de communication événementielle j’ai plutôt tendance à englober l’ensemble de la stratégie de communication autour d’un événement, plutôt que l’événement en lui même.
ÉVÉNEMENT : Truc chouette.
Syn. Salon, congrès, festival, convention, soirée festive, cocktail, remise de prix, webinaire, teambuilding, foire, formation, conférence.

Recherches courantes contenant événementiel :

Communication événementielle, professionnel – professionnelle de l’événementiel, agence événementielle, marketing événementiel, événementiel B to B ou événementiel B to C, stratégie événementielle, publicité par l’événement.

Dérapages de clavier courants :

écénementiel – ébénementiel – évébementiel – évé,ementiel – événzmentiel – événrmentiel – événelentiel – événeùentiel – événemzntiel – événemrntiel – événemebtiel – événeme,tiel – événemenriel – événemenyiel – événementuel – événementoel – événementizl – événementirl – événementiek – événementiem

Kakémono

Définition du mot Kakémono dans le dictionnaire* :

KAKEMONO .1 : Kakémono lorsque le mot est francisé. Désigne au japon un élément de décoration sur papier ou tissu, présenté sous forme de rouleau et ensuite déplié pour être accroché au mur.*
KAKEMONO .2 : Dans le vocabulaire de la PLV (publicité sur lieu de vente) ce terme est utilisé pour désigner ce qu’on appelle couramment des roll-up ou totem : des rouleaux de toile ignifugée autoportants sur lesquels on imprime un discours publicitaire.*

Cet élément d’aménagement de stand est peu cher, léger et assez facile à emporter partout avec soi, même en bagage à main. On peut facilement changer la toile tout en conservant la structure de portage initiale si elle est suffisamment robuste. Bref un premier investissement incontournable pour aménager un stand.
La où ça se complique, c’est au moment de la pose sur le stand ! Devant, derrière, incliné ? Il n’est pas question d’encombrer votre espace, et votre publicité doit être vue !

Quelques idées utiliser efficacement le kakémono :

  • Un kakemono = un message. Ce n’est pas un power-point de présentation de votre entreprise. Pour ça préférez un écran de télévision ou une conférence en streaming. Oubliez votre numéro de téléphone et votre adresse postale ! Le kakémono doit attirer l’œil, pas se substituer à une plaquette ou une carte de visite.
  • Faites du lien vers vos supports de communication digitaux avec des QR codes (une vidéo de présentation produit par exemple)
  • Continuez de vous inspirer de la tradition japonaise en utilisant des kakémonos comme paravents pour créer un espace d’intimité sur votre stand.

*Source : wikipédia

Recherches courantes contenant kakemono ou kakémono :

Kakemono suspendu, kakemono ou roll-up, quel est le prix d’un kakemono, kakemono publicitaire, comment imprimer un kakemono, kakemono digital, kakemono entreprise, dimensions kakemono.

Dérapages de clavier courants :

akemono – Kkemono – Kaemono – Kakmono – Kakeono – Kakemno – Kakemoo – Kakemon – aKkemono – Kkaemono – Kaekmono – Kakmeono – Kakeomno – Kakemnoo – Kakemoon – Kakemon – KKakemono – Kaakemono – Kakkemono – Kakeemono – Kakemmono – Kakemoono – Kakemonno – Kakemonoo – jakemono – lakemono – kzkemono – kajemono – kalemono – kakzmono – kakrmono – kakelono – kakemino – kakempno – kakemobo – kakemoni – kakemonp

Road Book

Définition de l’expression Road Book dans le dictionnaire* :

ROAD BOOK .1 : Expression anglaise pour traduire « livre de route, carnet de route ». Désigne un document annoté et illustré de diagrammes, utilisé pour la navigation terrestre sur routes et chemins, et qui présente toutes les difficultés d’un itinéraire. Typiquement par les copilotes de rallye automobile.*

Que contient un road book événementiel ? Pour qui réaliser un road book lors de l’organisation d’un événement ? Pourquoi mettre en place un road book en événementiel ?

Le road book en événementiel est un document de type traitement de texte, qui consigne le déroulé de votre projet heure par heure, et non plus par thème. Il contient une part importante des informations de votre TABLEUR qu’il vient compléter comme outil d’organisation et de gestion des risques.
Il faut prévoir deux versions :

  • Un road book simplifié sans liens ni n° pour les participants sans responsabilité
  • Un road book complet pour les personnes qui assurent des responsabilités à vos côtés dans le projet

Extrait du Roadbook réalisé à l’occasion du projet SIAE 2017 [découvrir le projet SIAE 2017]

19.06.2017 | 02h00 | DEPART DU BUS

To Do
01h15 – Récupérer les goodies et les sacs voyageurs – Ass. GO
01h30 – Checker l’itinéraire et les horaires avec les chauffeurs – GO
01h30 – Pointer les voyageurs : nom / prénom / papiers en règle – Ass. GO
01h30 – Distribuer les sacs – Ass. GO – en même temps que l’embarquement

Contacts spécifiques
Chauffeur 1 / 06 XX XX XX XX
Chauffeur 2 / 06 XX XX XX XX

Liste des papier obligatoires pour le voyage
[LIEN hypertexte ou copie en type image du document TABLEUR]

19.06.2017 | 03h00 | TRANSFERT TRAIN LYON ST EXUPERY

To Do
03h15 – Pointer les voyageurs et les billets de train avec le.la délégué.e Ouigo – GO
03h15 – Faire rentrer les voyageurs dans le train – Ass. GO – en même temps que le pointage

Contacts spécifiques
Ouigo / 06 XX XX XX XX

Billets de train / réservations
[LIEN hypertexte ou copie en type image du document TABLEUR, des mails etc.]

Etc.

Dans l’entrée TABLEUR je vous parle de travail d’équipe. Le.la chef.fe de projet doit s’assurer que tous les membres de son équipe aient bien reçu l’ensemble des informations et connaisse son rôle sur le bout des doigts. Comme le régisseur d’un spectacle. L’objectif est de s’assurer que l’événement se passe sans accrocs, ou du moins sans accrocs visibles pour les clients et les participants. Ce document est aussi un outil précieux pour anticiper les grains de sable dans la mécanique et réagir en cas d’imprévu.
Toujours dans une optique de sécuriser de votre événement, le roadbook permet également à un tiers de reprendre votre travail en cas d’absence #showmustgoon.

 

Dérapages de clavier courants :

oad Book – Rad Book – Rod Book – Roa Book – Road ook – Road Bok – Road Bok – Road Boo – oRad Book – Raod Book – Roda Book – Roa dBook – Road oBok – Road Boko – Road Boo – RRoad Book – Rooad Book – Roaad Book – Roadd Book – Road BBook – Road Boook – Road Boook – Road Bookk – eoad book – toad book – riad book – rpad book – rozd book – roas book – roaf book – road vook – road nook – road biok – road bpok – road boik – road bopk – road booj – road bool

Rooming

Définition du mot rooming :

ROOM .1 : chambre. nm. Pièce où l’on couche. Piaule.
Rooming désigne la gestion des réservations des chambres d’hôtel. C’est une expression anglo-saxonne dont j’ai héritée de ma période évènementielle dans le retail.

Chaque année l’enseigne organise un énorme showroom pour ses magasins dans un des halls d’Eurexpo Lyon. Eurexpo peut accueillir plusieurs salons en même temps, ce qui fait vite un gros volume de personnes au même endroit au même moment. Et mon enseigne dans tout ça doit loger tous ses fournisseurs, ses directeurs / directrices de magasins et leurs bras droits, les salariés de la centrale dans les différents hôtels disponibles, et tout ça sans mélanger les filles et les garçons !

Vous me voyez venir ? Il y a intérêt à s’y prendre en avance et à avoir un solide tableau Excel 😏 Pourquoi ? Être certain que tout le monde puisse venir dans de bonnes conditions, avoir de la place dans les hôtels à proximité du lieu de congrès, des prix négociés, et le temps de faire les chambrées. Rien de plus désagréable que d’avoir 1h de trajet le matin pour arriver sur son stand, et le prix de la facture en Uber peux vite monter… Et ça vaut pour des équipes plus modestes 😅 Si effectivement ça peut agacer d’avancer des frais avec 6 mois d’avance, c’est toujours ça de gagné à terme vs les prix de dernière minute, mais c’est aussi le gage d’arriver sur le lieu d’exposition en ayant dormi plus, galéré moins et d’assurer la performance sur la journée ! Un salon c’est comme une compétition sportive, ça se prépare à l’avance et tous les détails comptent, hygiène de vie incluse.

Parce que réserver une chambre en anglais peu s’avérer un chouilla complexe si on manque de pratique, je vous invite à regarder cette courte vidéo « How to book hotel room » dans laquelle vous retrouverez tout le vocabulaire spécifique.

Recherches courantes contenant rooming – réserver une chambre :

Réserver une chambre d’hôtel, comment réserver une chambre d’hôtel à la dernière minute – Rooming list, to book a room, how to book a room ?

Dérapages de clavier courants :

ooming – roming – roming – rooing – roomng – roomig – roomin – oroming – romoing – rooimng – roomnig – roomign – roomin – rrooming – roooming – roooming – roomming – roomiing – roominng – roomingg – eooming – tooming – rioming – rpoming – roiming – ropming – rooling – roomung – roomong – roomibg – roominf – roominh

Stand

Définition du mot stand dans le dictionnaire* :

STAND .1 : nom masculin qui désigne un emplacement réservé dans un salon, une foire. Il désigne également un espace d’exposition / présentation de produits ou de services dans lequel le commerçant interagit avec le public.

Pour calculer la surface d’un stand quand on part à l’étranger :
on utilise des M² ou des Foot² (square foot = pied carré – square feet = pieds carrés
).
Attention à la gamelle pour les conversions !
1 Mètre = 3.281 feet soit un stand de 9M² (3Mx3M) = 9.843×9.843 = 97 feet² !

STAND .2 : On entend également par stand une construction temporaire (mobilier).

En association avec les termes : mobilier, mobilier de stand

Article en lien avec stand : Comment réserver un stand sur un salon ?

Recherches courantes contenant stand :

Mobilier de stand, réservation de stand, surface de stand, materiel de stand. Comment faire un stand ? Comment faire un beau stand ? Comment faire un stand attractif ? Comment aménager un stand ?

Dérapages de clavier courants :

tand – sand – stnd – stad – stan – tsand – satnd – stnad – stadn – stan – sstand – sttand – staand – stannd – standd – qtand – dtand – srand – syand – stznd – stabd – stans – stanf

Tableur

Définition du mot tableur dans le dictionnaire :

TABLEUR 1. : Nom masculin qui désigne un logiciel pour la création et la manipulation de tableau*
Le plus connu : Excel. Il existe aussi une version gratuite chez Google qui a le grand avantage de pouvoir partager ses tableaux en ligne. Pour ma part c’est mon outil de travail principal dans l’organisation d’un événement, quel qu’il soit. Il permet de réunir toutes les informations du projet au même endroit : rooming, présences, facturation, base de contact, plan de communication, retroplanning, suivi du projet. Un outil couteaux suisse dont quasiment tout le monde connaît les fonctions de base !
* Source : Le Robert

J’ai toujours envisagé l’événementiel comme un travail de groupe. On partage petites misères et grands succès, et cela renforce les liens. Mais comme dans tout projet il faut savoir anticiper et gérer les risques. J’ai toujours un plan B et C, mais si brusquement une des personnes de l’équipe se fait manger par un tigre, ou décide d’aller élever des hérissons en Nouvelle Zélande, ça risque de perturber l’organisation. Très sérieusement.
Les tableurs que je conçoit sont à la fois un outil de gestion de projet mais aussi un outil de gestion des risques. Ils permettent de centraliser toutes les informations élémentaires pour que le projet puisse être suivi et repris en cas de problème.
Autre avantage, ils permettent de capitaliser sur les expériences passées. Quand un événement a lieu tous les deux ans, pas simple de se rappeler qui a fait quoi et combien ça coute, de la performance de telle ou telle action. Les équipes peuvent avoir bougé, des mails avoir été supprimés, des dossiers papier perdus, bref. Avec cet outil, pas besoin de fouiller au fin fond des archives pour retrouver un devis, il suffit de ré-ouvrir le document et de mettre à jour les données !
Aujourd’hui je complète mes tableurs .Excel avec TRELLO. Les tableaux Trello apportent – entre autre – une plus grande flexibilité lorsqu’on est en distanciel, un gain de temps sur les réunions et permettent de programmer des rappels personnalisés.

Dérapages de clavier courants :

ableur – tbleur – taleur – tabeur – tablur – tabler – tableu – atbleur – tbaleur – talbeur – tabelur – tabluer – tableru – tableu – ttableur – taableur – tabbleur – tablleur – tableeur – tableuur – tableurr – rableur – yableur – tzbleur – tavleur – tanleur – tabkeur – tabmeur – tablzur – tablrur – tableyr – tableir – tableue – tableut

Lexique de l’événementiel en anglais et en espagnol

Vous partez à l’international ? Attention aux faux amis, google trad approximatifs et autre vocabulaire trompeur et obscur !

Vocabulaire de l’événementiel en français

Event vocabulary in English

Vocabulario de eventos en español

Tarif préférenciel

Early bird price

Precio anticipado

Événementiel

Event

Evento

Kakémono – Roll up

Kakemono – Roll up

Kakemono – Roll up

Livre de route

Road Book

Libor de ruta

Réserver une chambre

Rooming – To book a room

Reservar una habitacion

Stand

Booth

Puesto

Tableur

Spreadsheet

Hoja de cálculo

* Agréagation des sources suivantes : Le Robert, Le Larousse, Wikipédia et l’Internaute.

A revoir sans modération !

Besoin d’inspiration pour vos prochains événement ? Les replay des premiers webinaires :

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