Comment bien préparer un salon professionnel B to B ?

Comment bien préparer un salon professionnel B to B ?

Vous participez à un salon professionnel B to Bdans quelques mois ? Je vous propose aujourd’hui de jeter un coup d’œil au plan de formation que j’ai conçu spécialement pour les équipes qui veulent passer un cap dans leur stratégie événementielle, pour les chef.e.s d’entreprise qui se retrouvent confronté.e.s pour la première fois à un salon international, pour toutes celles et ceux qui pensent rentabilité.

Je considère qu’il y a 6 étapes fondamentales pour optimiser sa participation à un salon professionnel BtoB et rentabiliser sa stratégie événementielle.

  1. Comment fonctionne un salon professionnel BtoB national ou international
  2. Stratégie événementielle : comment préparer un salon professionnel sur un an
  3. Concevoir, aménager et animer son espace d’exposition sur un salon professionnel
  4. Utiliser le salon professionnel comme levier de communication et planifier ses actions
  5. Monter un budget prévisionnel et ajuster ses objectifs de rentabilité sur un salon professionnel
  6. Gérer les flux de personnes et de matériel engagés sur un salon professionnel

Comprendre comment fonctionne un salon professionnel BtoB national ou international

Quels sont les différents acteurs dans l’organisation d’un salon ?

Avant de se lancer dans un projet de salon professionnel, il est important de bien comprendre le fonctionnement des organisateurs et de leurs prestations – qui somme toute est le même, quel que soit le lieu et la durée du salon – Mais aussi des différents acteurs internes tels que les fournisseurs ou les cluster. Cela permet de travailler plus vite et plus efficacement.

Comment gérer son temps de préparation pour un salon ?

Un projet de participation à un salon prend du temps à organiser. Oui, mais combien de temps ? Cela dépend évidement de votre projet, mais il y a quand même un moment ou la situation devient critique. Pas irrécupérable, mais critique. Et cette variable impacte votre succès comme votre budget. Il est nécessaire de prendre la bonne mesure du temps à allouer à la réalisation de votre projet.

Mobiliser son équipe

Et puis pas de salon sans équipe, même petite ! Organiser sa participation à un salon c’est aussi manager et motiver les personnes qui se lancent avec vous, pour en faire des moteurs de votre projet.

Stratégie événementielle : comment préparer un salon professionnel sur un an ?

Définir ses objectifs

Aller sur un salon, mais savoir pourquoi. Participer à un salon doit être une réponse à un ou plusieurs enjeux de votre entreprise. Il s’agit donc de fixer des objectifs qui soient en adéquation avec les problématiques et la stratégie de votre entreprise.

Choisir ses salons, monter un dossier de participation

Le module aborde aussi la question du choix des salons. Les propositions ne manquent pas, mais comment choisir entre la grande messe internationale et l’événement local ? Comment monter un dossier exposant ? Comment choisir son emplacement ?

Travailler sa base de contact

Une fois les bases posées, votre projet ne peut pas démarrer sans cet outil, le premier levier de votre réussite: la base de contacts.
Je n’argumente même pas. Vous savez que, de toute façon, vous devez y passer 😀

Concevoir, aménager et animer son espace d’exposition sur un salon professionnel

Scénariser l’expérience visiteur sur le stand

Le stand est la première vitrine de votre entreprise sur un salon. Quel que soit le nombre de m² et d’angles dont vous disposez, il est absolument incontournable puis-qu’il sera le point de rendez-vous de vos visiteurs. Mais l’expérience commence bien en amont du salon !

Aménager son espace d’exposition

Aménager un espace brut n’est pas si facile. Je trouve l’exercice encore plus difficile quand on a la chance de partir avec un cluster : Comment se distinguer dans la masse ?! On peut effectivement aller à la facilité et louer du mobilier standard. Ou décider d’investir de façon durable – et pas forcément onéreuse – dans du mobilier sur-mesure.

Comment utiliser un salon professionnel comme levier de communication, et planifier ses actions

Votre stratégie de communication autour d’un salon est le deuxième levier pour atteindre vos objectifs. Participer à un salon requiert de mettre en place des moyens médias en amont, pendant et à postérioris de l’événement, mais cela implique aussi – souvent – une mise à niveau de vos supports de communication déjà existants. Oui, on parlera d‘inbound marketing, de personna et de stratégie de contenu 😀
Si vous n’avez pas toutes les compétences en interne, il faudra également faire appel à des sous-traitants et travailler que l’intégration de partenaires extérieurs à votre équipe pour ce projet.

Points abordés :

  • Le print
  • Les médias digitaux
  • Le hors-média
  • Vos sous-traitants sont vos amis 😉

Monter un budget prévisionnel et ajuster les objectifs de rentabilité sur un salon professionnel

Le nerf de la guerre ! Pour mesurer la rentabilité de votre projet, il faut prendre en compte l’ensemble de vos dépenses. Pour atteindre vos objectifs, il faut décider d’une stratégie de moyens, et l’ajuster 🙂
Bref il faut maîtriser son budget, et si possible ne rien oublier.

Points abordés :

  • Préparer un budget consolidé
  • Techniques de sioux pour réduire les coûts

Apprendre à gérer les flux de personnes et de matériel engagés sur le projet sur un salon professionnel

Ce module est dédié à tous ceux qui pensent qu’en ayant réservé les billets de train et l’hôtel le plus gros du job est fait !
Mais quand même, au cas ou, téléchargez la check-liste pour ne rien oublier 😉

Prêt.e à vous lancer dans l’aventure ?

Si je m’appuie principalement sur mon expérience à l’international dans l’industrie et les nouvelles technologies, j’ai pu constater sur un projet BtoC à l’échelle départementale, que l’application de ces règles élémentaires était tout à fait pertinente, voir essentielle :D, et donnait un professionnalisme très apprécié par les visiteurs à l’organisation et aux exposants.
Il s’agit, encore une fois, de définir ses objectifs et sa stratégie de moyens !

Quoiqu’il en soit, je vous souhaite un très très bon salon, un énormissime événement, une soirée de folie. Pour ma part cela fait parti des moments que je préfère. C’est assez dingue, hyper stratégique, épuisant, festif, sportif… bref, une dinguerie que j’ai hâte de partager avec vous !

SOYEZ VOTRE PROPRE MARQUE !

SOYEZ VOTRE PROPRE MARQUE !

Conseils pour optimiser votre marque sur les réseaux sociaux.

A l’occasion de la soirée ACCEVE « SOYEZ VOTRE PROPRE MARQUE » nous avons eu l’occasion d’aborder ensemble de nombreux sujets de communication qui mériteraient à eux seuls des heures et des heures de discussion !
J’avoue. J’ai la partie la plus simple, à mon avis en tout cas. Elle demande de l’organisation, de la créativité et de l’investissement, mais elle se fait derrière un ordinateur. Il est plus facile je trouve de travailler son image quand on a pas à gérer ses émotions et ses propos en direct 😊 Alors à tous ceux qui ont la prise de parole émotive, cet article vous est dédié :*
Pour faire court, ci-dessous un résumé des slides que je vous ai présenté ainsi que des liens vers les articles et documents de référence.

Attention petit paragraphe militant à suivre en préambule😉
J’attire votre attention sur le fait que de nombreux termes sont en anglais. Pourquoi ? Pas pour vous donner l’impression que j’assure grave comme une pro avec des mots que vous ne comprenez pas. Pas parce que je n’aime pas ma belle langue natale. Doublement au contraire !
J’utilise les mots les plus couramment admis pour définir une pratique dans le milieu de la communication et du marketing. Connaître ces mots permet de se faire comprendre et d’être compris de vos interlocuteurs. Essayez juste pour voir de parler stratégie de communication narrative 😉 Et comme j’entend encore des dents grincer à coup de « oui mais moi je n’assomme pas les gens avec des mots savants et trop techniques, je vulgarise pour leur permettre de bien comprendre…. », je répondrais : ouep. Je pense sincèrement que chaque individu est armé pour comprendre une explication, que tout est affaire de volonté, et que notre rôle de professionnel est de pratiquer la pédagogie afin de ne pas infantiliser nos clients et de ne pas les rendre dépendants.

Je vous propose de commencer par quelques définitions justement, pour nous permettre d’aborder la partie conseil avec une vision un peu plus macroscopique du sujet de la marque personnelle.

MARQUE EMPLOYEUR

Mais pourquoi parle-t-on ici de marque employeur ? Parce qu’à priori la confusion avec marque personnelle est courante. Il y a donc nécessité à préciser ce qu’est une marque employeur. Après tout, si aujourd’hui vous êtes indépendant à votre compte, vous pourriez bien vous retrouver sans vous en rendre compte en train de recruter un salarié ! Attention également à ne pas la confondre avec la communication interne.

Je vous renvoie donc à la définition de bas fournie par Wikipédia : « La marque employeur est l’image d’une entreprise auprès de ses employés et des candidats potentiels, et inclut par extension les efforts de marketing et de communication qui visent à l’améliorer et à la communiquer. » Définition complète : https://fr.wikipedia.org/wiki/Marque_employeur

La marque employeur est un élément reconnu fondamental dans la stratégie globale de toute entreprise, elle est d’autant plus complexe qu’elle se base uniquement sur des faits tangibles et réels. Elle peut tout à fait faire l’objet d’une stratégie plus complexe d’INBOUND MARKETING.

Pour aller plus loin sur le sujet de la marque employeur plus je vous conseille l’excellent guide BPI France : https://www.bpifrance.fr/A-la-une/Actualites/7-choses-a-savoir-sur-la-marque-employeur-41911

Et si vous souhaitez en parler avec une personne compétente, je renvoie vers ma page contact 😉

Avant de vous donner de précieux conseils pour votre marque personnelle sur les réseaux sociaux, je souhaite attirer votre attention sur trois concepts en communication & marketing : l’ « INBOUND MARKETING », le « PERSONNAL BRANDING » et le « STORYTELLING ». Ils permettent à mon sens de comprendre pourquoi vous devez aller sur les réseaux sociaux, quels sont les mécanismes de prospection, et quelles sont les techniques les plus récentes de communication appliquées à vous-même.

INBOUND MARKETING

Définition de l’inbound marketing par le site definitions-marketing.com : « L’inbound marketing désigne le principe par lequel une entreprise cherche à ce que ses prospects ou clients s’adressent naturellement ou spontanément à elle en leurs délivrant des informations ou des services utiles dans le cadre d’un besoin éprouvé ou potentiel. Le principe est généralement de s’appuyer sur les besoins de sa cible en termes d’informations et de contenus pour générer des visites et des contacts commerciaux plus ou moins qualifiés (leads) sur un site web . »

STORYTELLING :

Définition du storytelling par le site definitions-marketing.com : « Le storytelling est littéralement le fait de raconter une histoire à des fins de communication. Dans un contexte marketing, le storytelling est le plus souvent le fait d’utiliser le récit dans la communication publicitaire. Le terme anglais de storytelling est généralement traduit en français par celui de communication narrative. »

Sans le savoir vous faites déjà du storytelling. Quand on vous demande comment se passe votre activité professionnelle, est-ce que vous racontez la vérité nue ou est-ce que vous mettez des filtres ?

Le storytelling fait levier sur les émotions primitives de tout un chacun : survie, grandes fonctions (alimentation, sommeil, reproduction), la fuite, le plaisir et la peur.

PERSONAL BRANDING :

Définition du personal branding par le site definitions-marketing.com : « Le personal branding est une pratique qui consiste pour un individu à promouvoir lui-même son image et ses compétences par le biais des techniques marketing et publicitaires utilisées habituellement pour promouvoir une marque. Dans cette démarche, l’individu vise à devenir lui-même une « marque reconnue ». »

Dans votre stratégie de personal branding il faut bien mesurer ce que vous accepter de dire de vous, et quelles en sont les limites.

Mon conseil : faites des listes. Vos valeurs, les sujets que vous souhaitez aborder dans votre environnement professionnel, ce que l’on dit de vous et de votre travail, ce que vous pensez de votre travail…

Il y a un aspect thérapeutique à travailler sur le sujet 😉

Préparer votre stratégie de communication personnelle sur les réseaux sociaux

Quelles questions stratégiques se poser avant de lancer sa marque personnelle sur les réseaux sociaux

  1. Dresser l’état des lieux de ma communication personnelle sur les réseaux sociaux : ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas, ce qui relève du privé et ce qui relève du publique.
  2. Fixer des objectifs
  3. Définir votre cible, votre personae
  4. Le ton de votre communication. Il doit être harmonisé sur l’ensemble de vos publications
  5. Choisir les réseaux sociaux adaptés.

Réseaux sociaux : les quels choisir ?

Pour bien choisir vos réseaux sociaux, je vous recommande de lire en début d’année les rapports type Harris Intercative, ou du moins leurs résumés sur des sites tels que le blog du modérateur (1) (parce que les rapports coûtent hyyyyyyper chers 😉), ou les rapports We Are Social x Hootsuite (2). Cela vous permet de vous faire une idée de l’évolution possible de vos réseaux et de glaner des idées de développement.
Par exemple je suis Instagrama addicte. J’ai suivi de très prêt la mise en route des options de commercialisation du réseau, parce que cela représente de très belles opportunités de business. Mais… j’ai oublié de prendre en compte Pinterest, parce que je ne suis pas trop active. Ou simplement parce que je ne connais pas ce réseau. Quand on lit que 30% des sociaunautes achètent maintenant via les réseaux… GRRRRRRRRRRRRRRRRR !

Bref. Première question : où est votre cible, et comment souhaitez-vous interagir avec elle ?

Petit récap hyper simple des principaux réseaux sociaux, je vous mets un troisième lien en référence pour compléter mon propos (3).

Gardez toujours en tête que vos médias doivent co-exister, interagir entre-eux si possible et être une partie d’un eco-système global qui comprend aussi la partie 1 de notre intervention : notre image personnelle dans la vie réelle 😊

Deuxième question : avez-vous besoin d’un site internet ?

La réponse est oui 😉
A minima un blog avec un joli nom de domaine et un mail adapté.

Articles de références à lire :

(1) https://www.blogdumoderateur.com/usages-des-reseaux-sociaux-2019/

(2) https://wearesocial.com/fr/blog/2019/01/global-digital-report-2019

(3)  https://www.webmarketing-conseil.fr/choisir-reseaux-social/

Quels supports de communication utiliser sur les réseaux sociaux ?

Le choix de vos supports de communication n’a de limite que votre imagination 😉 L’idée générale c’est de faire de la création de contenu pour atteindre vos objectifs en racontant votre histoire. Quelques idées :

  1. Articles : billet d’humeur, expertise, fiche produit, témoignages client etc.
  2. Vidéos : Tutos, interview, master class
  3. Photos : produit, lifestyle
  4. Publicités payantes
  5. Newsletter : un petit récap tous les 3 mois de votre actualité, et c’est signé !
  6. Stories : les coulisses
  7. Livres blancs : Sur la base de plusieurs articles d’experts, créer un livre blanc à télécharger contre une adresse mail !

Bonnes pratiques sur les réseaux sociaux :

  1. Regarder ce que font vos concurrents : source d’inspiration ET permet de se distinguer.
  2. Photo de profil adaptée et identique, cohérence de la charte graphique
  3. Contenu de qualité, et surtout pas de plagiat !
  4. Laisser sa place à la vidéo : Osez. La vidéo est un média puissant. Qui demande peut d’investissement, à minima un bon téléphone portable.
  5. Eviter d’être auto-centré. Ne proposez pas uniquement du contenu produit, mais aussi du contenu à valeur ajoutée. Si vous vendez du conseil par exemple, vous pouvez alterner la promotion de votre prestation avec des témoignages clients, des articles sur l’actualité de votre secteur, des vidéos de prise de position.
  6. Créer des micro-communautés.
  7. Utiliser les # et les @. C’est à la fois un bon moyens d’être référencé pour les personnes ayant un intérêt à votre propos, mais aussi d’impliquer les personnes extérieures.
  8. Echanger : réseauter ! Le réseau ne va pas s’animer du jour au lendemain parce que vous avez une idée de génie. Au fil des modifications des algorithmes il y a cependant une constante. Le partage et l’engagement sont valorisés. Plus vous passerez du temps sur les réseaux à interagir avec les autres socionautes, plus vous aurez de chance de faire monter la mayonnaise !
  9. Prenez contact avec des influenceurs. Sans parler des stars nationales, nous avons tous des influenceurs locaux sympathiques. Pourquoi ne pas les solliciter pour co-écrire un article ou faire une interview vidéo pour leur demander leur avis sur un sujet ? Faire un tuto ?
  10. N’oubliez pas de raconter une histoire. Vous vous souvenez du nain dans Amélie Poulain ?

Pour conclure…

Cet article n’est absolument pas exhaustif et survole plusieurs concepts qui mériteraient chacun une unité d’étude sur deux ans de master. Il s’agit plus d’une introduction 🙂

N’hésitez pas à m’interpeller pour approfondir le sujet !

Comment optimiser les coûts d’un salon ?

Comment optimiser les coûts d’un salon ?

Epingler l’article sur Pinterest pour le lire plus tard.

Comment optimiser votre budget salon ?

Vous participez dans les prochains mois – semaines ou jours, que sais-je :D – à un salon. Un petit quizz rapide pour les nouveaux… A votre avis, combien va coûter votre stand de 10 M² ?

#spoiler #spoiler #spoiler

Hyper cher !
Ou pas !
C’est à vous de décider :D

Il est tout aussi cher de réserver 15 M² au Hero Festival, 50 M² au SIMODEC, 8M² au CES que 3 M linéaires sur un salon local. Vous me voyez venir ? Cher c’est relatif. D’une part versus votre budget. D’autre part, parce qu’un salon est une opération globale qui mobilise toute votre chaîne de valeur, qui prend du temps, et pas seulement le jour J.  Et finalement parce qu’à mon avis la seule vraie question à se poser avant de participer à un salon est celle de la rentabilité attendue.

Si votre salon est rentabilisé, votre ROI – retour sur investissement en anglais marketing chic – est positif, vous êtes content, votre business aussi. Assurément si on un ROI à posteriori il est pertinent de l’estimer le plus précisément possible en amont… On parlera aussi objectifs dans cet article.

attenduDans cet article nous allons aborder la question du budget, et nous intéresser plusieurs leviers possibles pour optimiser vos coûts de participation à un salon, voire franchement les réduire. Oui, réduire votre budget est un des – très – bons leviers d’augmentation de votre rentabilité dans le cadre d’un salon 😀

Bien choisir son salon

Mon premier conseil pour optimiser le coût total de votre salon : participer à des événements pertinents ! La taille du salon ne fait pas le moine. L’importance d’un salon est intrinsèquement liée au potentiel de celui-ci pour votre entreprise. 3 mètres linéaires sur un petit salon local d’une journée peuvent rapporter plus qu’un événement départemental générique.

En revanche, si vous jouez à l’international, fuyez les salons locaux, visez la lune, n’ayez pas peur. A moins que votre objectif soit de recruter de la main d’œuvre locale ? En fin de compte ce sont eux – vos objectifs, vous me suivez – dont vont découler toute votre stratégie 😉

J’ai décidé néanmoins de me concentrer sur un certain type de salon dans l’article d’aujourd’hui – oui ça sent le positionnement stratégique, je sais… en même temps je ne vous parle que de mes sujets de méga expertise 😉 – Donc j’ai volontairement orienté mon propos pour le secteur B to B, particulièrement pour les entreprises industrielles et les start-up qui vont sur les gros salons nationaux et Européens type Global Industrie, IFA, CES.

Comment se décompose le coût d’un salon ?

Il y a une foule d’éléments à prendre en compte pour monter un budget salon. J’ai retenu 8 grandes catégories de dépenses pour vous permettre de dresser un budget prévisionnel, évidemment à ajuster en fonction de votre activité.

  1. Le prix des m² nus
  2. Les charges incontournables : cloisons, électricité, balisage, moquette, badges
  3. L’aménagement du stand : mobilier, décoration, PLV…
  4. Transports, restauration, hôtellerie
  5. Campagne et supports de communication
  6. Evénement sur le stand, soirée off
  7. Les prestataires extérieurs
  8. Les courses (Rendez-vous sur la check-liste pour commencer la liste :D)

Maîtriser ses coûts est aussi un paramètre stratégique pour prioriser les dépenses d’une part, et repérer les lignes sur lesquelles on peut travailler les coûts.

**BONUS** MODELE DE BUDGET SALON

L’outil budget est vraiment une étape importante dans la préparation de votre salon, il doit être réalisé avec soin pour ne pas devenir une corvée à postériori de l’événement. En amont il permet de proposer différents scénarios et d’ajuster les coûts en fonction des objectifs. En aval de votre salon il doit vous faciliter la relation avec la compta et les fournisseurs ! Pas toujours simple de s’y mettre ! Alors je vous propose un modèle de budget salon pas trop compliqué à utiliser, et qui a fait ses preuves dans des conditions extrêmes :). A adapter en fonction de votre projet !

Avoir un objectif (ou plusieurs) !

Un de mes points de vue sur la vie, c’est qu’on ne balance pas de l’argent dans un stand sur un salon juste parce qu’il fallait y être, sans préparation et sans plan d’action. Franchement à ce compte-là faites un chèque à une association. Ça vous fera un truc hyper chouette à raconter sur les réseaux sociaux et une déduction fiscale. Quand on participe à un salon on doit avoir un plan, un objectif, une idée du résultat attendu. Se fixer des objectifs permet d’évaluer le ROI de votre action commerciale et les ajustement à lui apporter pour l’optimiser.
Quelques exemples d’objectifs à atteindre en exposant sur un salon mesurables – mesurables c’est bien, ça permet de vérifier qu’on a atteint ses objectifs CQFD.

Objectifs financiers : signer un gros contrat, vendre vos produits, votre innovation, votre technologie (à court, moyen ou long terme)

Objectifs de notoriété : montrer que vous êtes la plus belle entreprise sur votre secteur, pour attirer les prospects, les financeurs, les nouveaux talents, faire du lobbying, rassurer vos clients ou vos partenaires… – ok c’est plus difficilement mesurable, mais on y arrive –

Objectifs de recrutement : un peu lié au précédent objectif :D mais attirer l’étudiant sur votre stand pour l’inciter à postuler chez vous, c’est un challenge peut-être encore plus difficile que pour les prospects ! L’industrie souffre d’une pénurie de salarié, les métiers sur machine d’un déficit d’image… Actuellement il n’y a pas un industriel qui ne doive mettre le paquet sur la marque employeur pour se développer sereinement.

Évidement ce sont des grandes catégories, que vous pouvez subdiviser. Qui dit objectif dit cible. Gardez bien à l’esprit qu’un stand peut “servir” plusieurs objectifs et plusieurs cibles à la fois, mais que vous devrez soigner la segmentation de votre campagne de communication et de vos actions commerciales pour ne pas tomber dans le piège du générique et passer à côté de vos objectifs.

4 tactiques pour optimiser votre budget salon

#1 Profiter des offres groupées des organisateurs

Certains salons proposent des offres de participation par niveau, en pack. Les éléments auxquels il faut faire attention : l’offre publicitaire, le nombre d’entrées et d’invitations gratuites, le niveau de prestation sur l’aménagement générique du stand, la signalétique, les options de partenariats, l’insertion de flyers dans les sacs d’accueil etc.

#2 Attendre la dernière minute

Si vous aimez tout maîtriser, oubliez ce plan. Il est plutôt réservé aux adeptes de l’organisation rock’n roll. Organiser – correctement – un salon dans l’urgence c’est possible. Ce plan vous permet de bénéficier d’emplacements qui n’ont pas été vendus. Vous pourrez négocier le prix où bénéficier de M² supplémentaires ! Avec une bonne communication et une animation commerciale appropriée, vous pouvez mettre le feu dans votre carré !

#2bis Ne pas attendre la dernière minute !

Plus vous vous engagerez tôt dans un projet de salon plus vous aurez d’options et de possibilités. C’est vrai pour choisir l’emplacement idéal (à ce propos l’article Réserver un stand sur un salon vous donne les clés pour réussir cette étape primordiale !) comme pour l’optimisation de votre budget. Certains salons proposent des Early bird rates (définition complète dans le lexique). Cela demande une sortie de trésorerie anticipée, mais elle est largement rentabilisée. En tout cas votre budget salon global sera de façon certaine optimisé sur ce poste de dépense.

#3 Grouper le stand

S’associer avec un partenaire, un sous-traitant, une entreprise dont la technologie est complémentaire de la vôtre, ou pourquoi pas une association ? Cette tactique permet de diviser le prix de l’espace au sol et de répartir les forces humaines pendant le salon – je vous assure que vous profiterez de chaque m² en plus :D – Elle vous permet également de drainer plus de visiteurs, de multiplier les opportunités de contact, de créer des synergies.

#4 Les clubs

Vous n’avez pas pu rater les déplacements en masse de la French Fab au CES ou les villages régions sur les salons nationaux. Un des moyens les plus intéressants pour une entreprise de diminuer ses coûts de participation, tout en profitant d’une communication de masse – attention à ne pas se perdre dans la masse en négligeant sa communication personnelle ! – est de partir groupé avec un club de pairs :

  • Associations d’entrepreneurs, clubs
  • Communauté des communes, pays, région
  • Banque
  • Et pourquoi pas faire jouer votre réseau pour trouver des sponsors ?

Ces dispositifs collectifs sont dédiés au soutien et à la promotion des entreprises. Ils permettent, sous réserve de correspondre à leurs critères, une prise en charge – souvent partielle – de votre emplacement, moyennant un aménagement standardisé. Plus ces dispositifs sont visibles, plus vous aurez d’opportunités de capitaliser sur leur communication, voir même de profiter d’une mise en avant ! La notoriété de ce type d’organisation attire beaucoup de visiteurs, et qui dit visiteurs dit opportunités.

Si dans tout ça vous ne trouvez pas de levier efficace, négociez ! Négociez des services, un emplacement, des badges en plus. Si tout se paye, tout se négocie, il suffit de demander !

Pour conclure

Il existe encore de nombreux trucs pour optimiser les coûts de participation à un salon, mais pour être vraiment exhaustive il faudrait écrire un livre 😀. La question de la communication de votre entreprise lorsque celle-ci participe à un événement est centrale, c’est un levier de rentabilité extrêmement puissant à actionner ! Pour aller plus loin sur ce sujet je vous recommande de commencer par la lecture de l’article Utiliser les ressources du salon pour booster votre visibilité, qui balaye les solutions mises en place par les salons pour permettre aux exposants de gagner en visibilité.

N’hésitez pas non à me contacter si vous avez des questions, pour discuter de votre projet !

Plus de conseils pour préparer votre salon B to B :

Vous participez à un salon ? La check-liste ultime pour ne rien oublier !

Vous participez à un salon ? La check-liste ultime pour ne rien oublier !

N’oubliez rien !

Que ce soit en urgence ou avec un chouette rétroplanning, participer à un salon ne s’improvise pas ! Petit événement local ou grande messe internationale, du combo chaise bureau au stand de 50 m², pas de préparatifs à la légère !

Chaque salon a ses particularités, que ce soit un événement B to B ou grand public, il y a quand même des fondamentaux qui s’appliquent à toutes les situations. Avez-vous VRAIMENT pensé à tout ?!

Je vous propose ma check liste ultime, élaborée à la sueur de mon front – sans figure de style concernant certaines entrées… je vous laisse deviner lesquelles 😀- Vous n’aurez peut-être pas le temps de tout appliquer, mais au moins vous ne serez pas pris au dépourvu !

Préparation administrative et logistique de votre événement

  • Réserver l’emplacement du stand auprès de l’organisateur
    Le petit + : penser à la réserve pour entreposer vos affaires !
  • Payer les acomptes et les fournisseurs dans les temps – pour ne pas être bloqué le jour J !
  • Enregistrer les badges
  • Prévoir une place de parking exposant si vous avez du matériel à décharger tous les jours
  • Réserver l’hôtel, les billets de train, une voiture
    Le petit + : préparez un road book pour votre équipe
  • Préparer l’intendance sur l’événement – faire les courses quoi 😀

Préparation stratégique de votre événement

La préparation stratégique est une étape à ne pas prendre à la légère. C’est clairement ce qui va faire la différence entre une participation subie “j’y vais parce qu’une force supérieure m’y oblige” – laquelle je vous laisse voir ça en privé 😉 – et une participation optimisée. Basiquement, quitte à dépenser de l’argent, faites le bien, faites en sorte que cet événement soit rentable et vous en rapporte immédiatement ou dans les mois qui suivront !

  • Expérience client sur le stand
    Imaginer le scénario idéal pour transformer vos visiteurs en ambassadeurs de votre stand, on peut faire des merveilles, même dans 5m² !
  • Rentabilité de l’événement
    Être là ne suffit pas ! vous devez profiter de cet espace atypique créé par le contexte du salon pour proposer des opérations commerciales inédites, mettre en valeur vos clients, offrir à vos prospects un moment privilégié pour leur parler de votre activité. Vous devez définir un objectif commercial à atteindre pour rentabiliser votre participation.
  • Animation commerciale
    Lors des nocturnes, certaines entreprises font venir des groupes de rock ! J’ai aussi vu une fondue savoyarde une fois… bref. La seule limite pour une animation commerciale réussie, c’est votre imagination 🙂.

Préparation du stand

Nerf de la guerre. Petit ou grand, au bord d’une allée ou devant la porte des WC, votre stand doit être visible, à votre image, et donner envie de venir !

  • Vos produits, vos démos
  • Le mobilier
    Prévoyez toujours des chaises ou des tabourets…
  • Documents à remettre aux différents visiteurs et leurs présentoirs
  • Vidéo
    Profitez de l’occasion pour présenter du contenu différent à vos visiteurs, pourquoi pas un film institutionnel de votre entreprise ou des photos de votre dernier projet ?
    Le petit + : sous-titrez vos vidéos, sur un salon il y a du bruit !
  • PLV (Kakémonos, posters etc.)
  • Décoration
    Pas de yuka en plastique par contre… veto !
  • Goodies
    Offrir à vos visiteur un souvenir durable de leur visite de votre stand.

Communication sur votre participation à l’événement en amont :

Vous participez à un événement, informez-en le monde entier ! – Ou presque 😀

  • Signature de mail
    Dès que possible annoncez votre participation à l’événement et le n° de votre stand
  • E-mailing, newsletter
    Invitez vos prospects, partenaires et pairs à vous rendre visite
  • Réseaux sociaux
    Mise à jour des visuels, rédaction de posts spécifiques, article de blog
  • Communiqué de presse
    En particulier si vous avez été retenu sur un concours interne

Communication sur votre participation à l’événement sur place :

Le minimum syndical : une photo de votre équipe sur le stand à diffuser sur l’ensemble de vos réseaux sociaux !

  • Réseaux sociaux
    C’est LE moment pour communiquer sur les réseaux sociaux. J’espère que vous avez bien repéré les # incontournables et les influenceurs.

Communication sur votre participation à l’événement au retour :

Rappelez-vous, vous devez rentabiliser votre événement, alors faites le durer. Vous avez systématiquement pendant 2 ou 3 jours post salon un état de grâce, les autres participants vont publier des bilans sur les réseaux sociaux, se remercier entre eux, remercier le reste du monde…, rentrer en contact avec vous de façon intempestive…  Profitez de ce moment pour prolonger votre visibilité !

  • Mail de remerciement
    Le petit + : n’oubliez personne ! Equipe, visiteurs, clients, partenaires, financeurs… Toute personne ayant de près ou de loin participé à votre succès
  • Mettez-vous en lien avec les personnes croisées sur LinkedIn ou les autres réseaux utilisés sur votre marché
  • Relance commerciale, prise de rendez-vous

Logistique sur place :

Indispensable, même si vous décidez de camper derrière un comptoir.

  • Collations pour les différents moments de la journée
    Par exemple : Café + viennoiseries le matin
  • A manger pour vous dans la journée
  • Des bouteilles d’eau
  • Un cahier
    Pour coller les cartes de visites de vos visiteurs et noter si besoin d’un suivi spécifique. Certains salons proposent des douchettes pour scanner les badges.
  • Des stylos
  • Vos cartes de visite
  • Votre PC pour travailler un peu pendant les temps morts
  • Un groupe WhatsApp
    Ou une quelconque appli qui vous permette de communiquer avec votre délégation à distance, on a si vite perdu un membre de l’équipe !

BONUS : le kit de survie

Si jamais vous pensiez partir avec votre portefeuille dans la poche… Oubliez. Avec ce kit de survie vous êtes certain de pouvoir faire face aux imprévus toute la durée de votre salon. Oubliez aussi la caisse en plastique… investissez dans une valise à roulette ! #vécu

  • Du scotch double face
  • Du scotch papier
  • De la patafix
  • Des ciseaux
  • Des colliers de serrage
  • Des pansements
  • Du Doliprane
  • Des batteries de téléphone de secours
  • Une visseuse
  • Une prise multiple
  • Une ou plusieurs rallonges
  • Un cutter

Jamais trop tard pour s’y mettre !

Il n’est jamais trop tard pour bien faire les choses, il suffit d’avoir un plan :D, je vous conseille la lecture de l’article Organiser correctement votre événement dans l’urgence, c’est possible ! pour vous faire une idée.

Si vous avez des questions ou besoin d’un coup de main, n’hésitez pas à me passer un coup de fil 😀

Organiser correctement votre événement dans l’urgence, c’est possible !

Organiser correctement votre événement dans l’urgence, c’est possible !

“Pour accomplir de grandes choses, deux éléments sont nécessaires : un plan, et pas tout à fait assez de temps.”

Leonard Bernstein

Un de mes truandages préférés pour rendre un projet dans les temps consiste à me fixer un délais de réalisation assez court. Et, parfois, pour le tenir je dois le rallonger 😀. Mais toutes les DLine ne sont pas mobiles, et celle de mon histoire encore moins : quand une entreprise participe à un salon.

Evénement phase 1 : LA CRISE
Ou cet instant pas magique où vous vous rendez compte que là, ça va être chaud !

Pour bien comprendre la crise que vous affrontez, revenons un peu en arrière :

Pourquoi avez-vous décidé de participer à ce salon ?!

Il y a quelques mois, vous avez versé un acompte pour participer à un salon. Pas une foire locale, non. Un salon, avec des entreprises qui viennent du monde entier, une allocution du Président de la République, des villages Régions, French Tech, French Fab, BPI, une couverture médiatique énorme… bref. Un gros (très gros) événement.
Vos objectifs ? Séduire vos prospects, mettre en valeur vos clients et vos partenaires, faire de la veille chez les concurrents, et en profiter pour travailler votre image de marque sur les réseaux sociaux.

Vous savez que votre présence à ce salon est indispensable pour les acteurs de votre secteur qui comptent, mais franchement, dans le fond, vous pensez que c’est de l’argent jeté par les fenêtres. La photo pour les réseaux sociaux à plusieurs milliers d’€ et 10 likes. Vous voyez déjà votre commercial en train de se pétrifier, appuyé à un comptoir en formica blanc, tentant vainement de dissimuler vos plaquettes aux photos réalisées au portable, le tout sur fond de moquette bleue et d’un yuca en plastique.
Il se peut que de fait, vous ayez remis à plus tard [occulté soyons francs…] l’organisation de cet événement. 

Mais depuis quelques jours le doute vous assaille. 

Votre entreprise est à une période charnière, vous avez besoin de gagner en visibilité, de recruter de nouveaux clients, d’investir de nouveaux marchés…c’est peut-être le bon moment pour augmenter votre implication dans ce type d’action. 

Seulement voilà… L’événement est dans moins de 60 jours, et rien n’est prêt ! Bref il y a urgence à s’y mettre, il ne vous reste pas tout à fait assez de temps pour réussir cet événement et le rentabiliser.

Pour votre événement vous avez besoin d’un plan !

On commence par repenser les objectifs !

Le plus important est de définir vos objectifs sur ce salon, pour mettre en place un plan d’action qui, dans le temps imparti, réponde au mieux à vos objectifs et respecte votre budget !
Au minimum vous aurez besoin :

  1. D’un stand à votre image, de documents, de mobilier, et d’une sérieuse réflexion sur le parcours visiteur [si si, même sur 8m² on pense au parcours visiteur, a bas la dictature de la banque d’accueil et du présentoir à plaquettes !]
  2. De mobiliser votre équipe dans l’urgence autour d’un projet d’animation commerciale qui vous permette de rentabiliser votre projet. 

Idéalement il faut aussi se poser la question de la communication externe en amont, pendant et après le salon, de la charte visuelle, de la couverture sur les réseaux sociaux… Une foule de « détails » qui permettent de gagner en visibilité et en professionnalisme. Il serait dommage qu’on puisse penser que vous faire les choses à l’arrache !

Pour être certain de ne rien laisser au hasard, vous pouvez consulter la check-liste ultime pour ne rien oublier !

Go go go ! Mais qui s’y colle ?!

Le hic c’est que vous n’avez pas assez de ressources en interne pour gérer ce type de projet…

Et si on en parlait ?

Depuis 2 ans avec ma super équipe de prestataires de choc [Ils aiment quand je commence la conversation par « Diiiiis… tu fais quoi demain ?], j’emmène des entreprises sur des salons internationaux avec des délais un peu chauds 😀 Je vous présente mon palmarès ?

Franchement…. On est large 😉 Et puis comme l’événementiel c’est un peu mon job et la dernière minute ma zone de confort. Ça fonctionne aussi pour les événements privés de votre entreprise : soirées VIP, conventions, formations, conférences… En tout cas, tant que l’événement n’a pas commencé, tout est encore jouable. Passez-moi un coup de fil pour en discuter 😀 !

Pin It on Pinterest