Vous participez à un salon professionnel B to Bdans quelques mois ? Je vous propose aujourd’hui de jeter un coup d’œil au plan de formation que j’ai conçu spécialement pour les équipes qui veulent passer un cap dans leur stratégie événementielle, pour les chef.e.s d’entreprise qui se retrouvent confronté.e.s pour la première fois à un salon international, pour toutes celles et ceux qui pensent rentabilité.

Je considère qu’il y a 6 étapes fondamentales pour optimiser sa participation à un salon professionnel BtoB et rentabiliser sa stratégie événementielle.

  1. Comment fonctionne un salon professionnel BtoB national ou international
  2. Stratégie événementielle : comment préparer un salon professionnel sur un an
  3. Concevoir, aménager et animer son espace d’exposition sur un salon professionnel
  4. Utiliser le salon professionnel comme levier de communication et planifier ses actions
  5. Monter un budget prévisionnel et ajuster ses objectifs de rentabilité sur un salon professionnel
  6. Gérer les flux de personnes et de matériel engagés sur un salon professionnel

Comprendre comment fonctionne un salon professionnel BtoB national ou international

Quels sont les différents acteurs dans l’organisation d’un salon ?

Avant de se lancer dans un projet de salon professionnel, il est important de bien comprendre le fonctionnement des organisateurs et de leurs prestations – qui somme toute est le même, quel que soit le lieu et la durée du salon – Mais aussi des différents acteurs internes tels que les fournisseurs ou les cluster. Cela permet de travailler plus vite et plus efficacement.

Comment gérer son temps de préparation pour un salon ?

Un projet de participation à un salon prend du temps à organiser. Oui, mais combien de temps ? Cela dépend évidement de votre projet, mais il y a quand même un moment ou la situation devient critique. Pas irrécupérable, mais critique. Et cette variable impacte votre succès comme votre budget. Il est nécessaire de prendre la bonne mesure du temps à allouer à la réalisation de votre projet.

Mobiliser son équipe

Et puis pas de salon sans équipe, même petite ! Organiser sa participation à un salon c’est aussi manager et motiver les personnes qui se lancent avec vous, pour en faire des moteurs de votre projet.

Stratégie événementielle : comment préparer un salon professionnel sur un an ?

Définir ses objectifs

Aller sur un salon, mais savoir pourquoi. Participer à un salon doit être une réponse à un ou plusieurs enjeux de votre entreprise. Il s’agit donc de fixer des objectifs qui soient en adéquation avec les problématiques et la stratégie de votre entreprise.

Choisir ses salons, monter un dossier de participation

Le module aborde aussi la question du choix des salons. Les propositions ne manquent pas, mais comment choisir entre la grande messe internationale et l’événement local ? Comment monter un dossier exposant ? Comment choisir son emplacement ?

Travailler sa base de contact

Une fois les bases posées, votre projet ne peut pas démarrer sans cet outil, le premier levier de votre réussite: la base de contacts.
Je n’argumente même pas. Vous savez que, de toute façon, vous devez y passer 😀

Concevoir, aménager et animer son espace d’exposition sur un salon professionnel

Scénariser l’expérience visiteur sur le stand

Le stand est la première vitrine de votre entreprise sur un salon. Quel que soit le nombre de m² et d’angles dont vous disposez, il est absolument incontournable puis-qu’il sera le point de rendez-vous de vos visiteurs. Mais l’expérience commence bien en amont du salon !

Aménager son espace d’exposition

Aménager un espace brut n’est pas si facile. Je trouve l’exercice encore plus difficile quand on a la chance de partir avec un cluster : Comment se distinguer dans la masse ?! On peut effectivement aller à la facilité et louer du mobilier standard. Ou décider d’investir de façon durable – et pas forcément onéreuse – dans du mobilier sur-mesure.

Comment utiliser un salon professionnel comme levier de communication, et planifier ses actions

Votre stratégie de communication autour d’un salon est le deuxième levier pour atteindre vos objectifs. Participer à un salon requiert de mettre en place des moyens médias en amont, pendant et à postérioris de l’événement, mais cela implique aussi – souvent – une mise à niveau de vos supports de communication déjà existants. Oui, on parlera d‘inbound marketing, de personna et de stratégie de contenu 😀
Si vous n’avez pas toutes les compétences en interne, il faudra également faire appel à des sous-traitants et travailler que l’intégration de partenaires extérieurs à votre équipe pour ce projet.

Points abordés :

  • Le print
  • Les médias digitaux
  • Le hors-média
  • Vos sous-traitants sont vos amis 😉

Monter un budget prévisionnel et ajuster les objectifs de rentabilité sur un salon professionnel

Le nerf de la guerre ! Pour mesurer la rentabilité de votre projet, il faut prendre en compte l’ensemble de vos dépenses. Pour atteindre vos objectifs, il faut décider d’une stratégie de moyens, et l’ajuster 🙂
Bref il faut maîtriser son budget, et si possible ne rien oublier.

Points abordés :

  • Préparer un budget consolidé
  • Techniques de sioux pour réduire les coûts

Apprendre à gérer les flux de personnes et de matériel engagés sur le projet sur un salon professionnel

Ce module est dédié à tous ceux qui pensent qu’en ayant réservé les billets de train et l’hôtel le plus gros du job est fait !
Mais quand même, au cas ou, téléchargez la check-liste pour ne rien oublier 😉

Prêt.e à vous lancer dans l’aventure ?

Si je m’appuie principalement sur mon expérience à l’international dans l’industrie et les nouvelles technologies, j’ai pu constater sur un projet BtoC à l’échelle départementale, que l’application de ces règles élémentaires était tout à fait pertinente, voir essentielle :D, et donnait un professionnalisme très apprécié par les visiteurs à l’organisation et aux exposants.
Il s’agit, encore une fois, de définir ses objectifs et sa stratégie de moyens !

Quoiqu’il en soit, je vous souhaite un très très bon salon, un énormissime événement, une soirée de folie. Pour ma part cela fait parti des moments que je préfère. C’est assez dingue, hyper stratégique, épuisant, festif, sportif… bref, une dinguerie que j’ai hâte de partager avec vous !