Comment réserver un stand

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Guide de la réservation de stand à l’usage des exposants

Réserver un stand sur un salon peut s’avérer être un vrai parcours du combattant, surtout sur les gros salons, surtout si vous partez seul, sans région ou autre cluster de co-financement. Il y a une foule d’éléments à prendre en considération lors de la réservation d’un stand, c’est clairement une étape stratégique fondamentale de votre plan d’action événementiel. Votre stand va être déterminant dans votre projet, que ce soit sont impact financier, votre communication, votre visibilité sur le salon ou l’expérience visiteur que vous allez proposer.
Je vous propose un guide des éléments fondamentaux à prendre en compte lorsque vous réserverez votre prochain stand sur un salon.

Comment choisir le salon auquel vous allez participer ?

Avant de vous lancer dans un projet événementiel – quel qu’il soit – il vous faudra d’abord valider l’adéquation du salon avec vos objectifs marketing et commerciaux. L’indicateur principal ici étant votre objectif, ou vos objectifs, à atteindre : chiffre d’affaires, visibilité, notoriété, renforcement de la relation client, prospection, team building… A vous de définir des contours précis et mesurables avec votre équipe !

Les critères à prendre en compte pour choisir un salon

Pour évaluer la pertinence d’un salon on peut s’appuyer sur plusieurs indicateurs : le nombre de visiteurs des éditions précédentes, le public visé, la localisation, les marchés mis en valeurs dans la communication ou encore la ligne éditoriale, les dates, le ticket d’entrée (=prix du m² aménagé + cout de déplacement x exposants).
L’emplacement d’un salon – local, régional, nation ou international – peut être un critère décisif en fonction du public que vous cherchez à atteindre.

Comment choisir l’emplacement de votre stand : les points à checker avant de signer !

Il n’y a pas d’emplacement idéal, enfin sauf si vous êtes une multinationale au CES avec un écran de télé qui s’enroule… Bref. Plus vous vous préoccupez tôt de l’emplacement de votre stand, plus vous aurez le choix et le moins de compromis vous aurez à subir.

Les critères de localisation pour placer son stand

Le hall adéquate : pas la peine de vous mettre au milieu d’un hall dédié aux bus si vous commercialisez une solution de mesure du trafic routier. Dans votre choix d’emplacement, tenez compte des allées et du sens de circulation – plus l’allée est grosse, plus vous aurez de passage, les stands ou groupes à proximité – il serait dommage de se poser à côté de votre concurrent direct mais fort opportun de vous trouver en face d’une région ou d’un start-up village qui drainent du beau monde, la proximité avec des entrées / zone de restauration et sanitaire, et le fameux emplacement en intersection – une vraie opportunité !

Les éléments techniques de votre stand

Un stand ne se limite pas à des m² de moquette sur un emplacement idéal. Beaucoup de salon proposent des packs techniques pour vous éviter d’avoir à réfléchir à tout ça. Néanmoins, il m’est souvent arrivé de commencer des projets à poils J

Les éléments techniques de base indispensables à la conception de votre stand

Pas de stand sans cloisons, sauf dans les cas de mise en scène spectaculaires évidement. Les cloisons sont vendues au mètre linéaires. Dans les configurations standard vous aurez un fond et des côtés à prévoir. Le deuxième élément absolument crucial est l’approvisionnement en électricité et ses accessoires. Si les halls d’exposition sont en général très bien éclairés, il est préférable d’avoir des sources de lumière supplémentaires sur votre stand. Si votre pack n’en comporte pas, je vous conseille de l’ajouter à votre check liste mobilier. Il faut surtout veiller à avoir une prise électrique. A partir de là vous pourrez tirer une rallonge pour la lumière, la machine à café, un frigo, les ordinateurs, une télé etc.

Les éléments techniques de confort pour votre stand

Certains salons proposent des arrivées d’eau. En fonction de votre projet cela peut être indispensable, même si dans la plupart des cas vous ferez votre vaisselle aux toilettes #glamour.
La sacro-sainte réserve, ce placard stratégique dédié au rangement du materiel et faisant office de porte manteau pour conserver un stand propre. Elle n’est pas proposée systématiquement, mais franchement, à partir 9 m² ou 2 jours de salon elle est indispensable pour le confort des exposants.
Et enfin last but not least, le wifi. Oui le wifi. Sur un salon, comme par magie on ne capte pas le réseau téléphonique. Pour sécuriser vos opérations et sauver la batterie de vos smartphones, il faudra privilégier l’achat d’un accès personnalisé. Vous pouvez toujours tenter le free wifi du salon mais en général il est très vite saturé.

Choisir son mobilier de stand en fonction de l’expérience visiteur souhaitée

Pour le mobilier aussi de nombreux salons proposent des packs à louer et du materiel spécifique sur catalogue. Vous pouvez aussi faire appel à un standiste ou bien venir avec votre propre canapé !
Pour ma part j’ai un petit faible pour le mobilier personnel et réutilisable. Mais attention, celui-ci ne passe pas dans l’avion 😀

Mobiliers vs objectifs de votre salon

Qui avez-vous décidé de faire venir sur votre stand ? Avez-vous besoin de faire tester vos produits ? De streamer une conférence ? D’organiser des réunions de travail ? De chouchouter vos VIP ? De montrer des nouveautés ? De générer du trafic ?
Chaque meuble de votre stand est un élément de communication. Chaque élément va permettre de délimiter une zone et un usage précis de votre espace d’exposition. Par exemple un canapé sera une invitation à un temps long et privilégié, une table haute à des entretiens plus brefs ou des échanges plus dynamiques, une banque d’accueil à une simple prise de renseignements, une télé propice à un regroupement etc.

Une fois tous ces éléments pris en considération il n’y a plus qu’à remplir votre dossier et à préparer la prochaine étape : votre stratégie de communication !

Encore plus de conseils pour préparer votre salon B to B dans le lexique !

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