Comment optimiser votre budget salon ?

Vous participez dans les prochains mois – semaines ou jours, que sais-je :D – à un salon. Un petit quizz rapide pour les nouveaux… A votre avis, combien va coûter votre stand de 10 M² ?

#spoiler #spoiler #spoiler

Hyper cher !
Ou pas !
C’est à vous de décider :D

Il est tout aussi cher de réserver 15 M² au Hero Festival, 50 M² au SIMODEC, 8M² au CES que 3 M linéaires sur un salon local. Vous me voyez venir ? Cher c’est relatif. D’une part versus votre budget. D’autre part, parce qu’un salon est une opération globale qui mobilise toute votre chaîne de valeur, qui prend du temps, et pas seulement le jour J.  Et finalement parce qu’à mon avis la seule vraie question à se poser avant de participer à un salon est celle de la rentabilité attendue.

Si votre salon est rentabilisé, votre ROI – retour sur investissement en anglais marketing chic – est positif, vous êtes content, votre business aussi. Assurément si on un ROI à posteriori il est pertinent de l’estimer le plus précisément possible en amont… On parlera aussi objectifs dans cet article.

attenduDans cet article nous allons aborder la question du budget, et nous intéresser plusieurs leviers possibles pour optimiser vos coûts de participation à un salon, voire franchement les réduire. Oui, réduire votre budget est un des – très – bons leviers d’augmentation de votre rentabilité dans le cadre d’un salon 😀

• Bien choisir son salon
• Comment se décompose le coût d’un salon ? new **MODELE DE BUDGET A TELECHARGER**
• Avoir un objectif (ou plusieurs d’ailleurs) !
• 4 plans pour optimiser votre budget salon

Bien choisir son salon

Mon premier conseil pour optimiser le coût total de votre salon : participer à des événements pertinents ! La taille du salon ne fait pas le moine. L’importance d’un salon est intrinsèquement liée au potentiel de celui-ci pour votre entreprise. 3 mètres linéaires sur un petit salon local d’une journée peuvent rapporter plus qu’un événement départemental générique.

En revanche, si vous jouez à l’international, fuyez les salons locaux, visez la lune, n’ayez pas peur. A moins que votre objectif soit de recruter de la main d’œuvre locale ? En fin de compte ce sont eux – vos objectifs, vous me suivez – dont vont découler toute votre stratégie 😉

J’ai décidé néanmoins de me concentrer sur un certain type de salon dans l’article d’aujourd’hui – oui ça sent le positionnement stratégique, je sais… en même temps je ne vous parle que de mes sujets de méga expertise 😉 – Donc j’ai volontairement orienté mon propos pour le secteur B to B, particulièrement pour les entreprises industrielles et les start-up qui vont sur les gros salons nationaux et Européens type Global Industrie, IFA, CES.

Comment se décompose le coût d’un salon ?

Il y a une foule d’éléments à prendre en compte pour monter un budget salon. J’ai retenu 8 grandes catégories de dépenses pour vous permettre de dresser un budget prévisionnel, évidemment à ajuster en fonction de votre activité.

1. Le prix des m² nus
2. Les charges incontournables : cloisons, électricité, balisage, moquette, badges
3. L’aménagement du stand : mobilier, décoration, PLV…
4. Transports, restauration, hôtellerie
5. Campagne et supports de communication
6. Evénement sur le stand, soirée off
7. Les prestataires extérieurs
8. Les courses (Rendez-vous sur la check-liste pour commencer la liste :D)

Maîtriser ses coûts est aussi un paramètre stratégique pour prioriser les dépenses d’une part, et repérer les lignes sur lesquelles on peut travailler les coûts.

**BONUS** MODELE DE BUDGET SALON

L’outil budget est vraiment une étape importante dans la préparation de votre salon, il doit être réalisé avec soin pour ne pas devenir une corvée à postériori de l’événement. En amont il permet de proposer différents scénarios et d’ajuster les coûts en fonction des objectifs. En aval de votre salon il doit vous faciliter la relation avec la compta et les fournisseurs ! Pas toujours simple de s’y mettre ! Alors je vous propose un modèle de budget salon pas trop compliqué à utiliser, et qui a fait ses preuves dans des conditions extrêmes :). A adapter en fonction de votre projet !

Avoir un objectif (ou plusieurs) !

Un de mes points de vue sur la vie, c’est qu’on ne balance pas de l’argent dans un stand sur un salon juste parce qu’il fallait y être, sans préparation et sans plan d’action. Franchement à ce compte-là faites un chèque à une association. Ça vous fera un truc hyper chouette à raconter sur les réseaux sociaux et une déduction fiscale. Quand on participe à un salon on doit avoir un plan, un objectif, une idée du résultat attendu. Se fixer des objectifs permet d’évaluer le ROI de votre action commerciale et les ajustement à lui apporter pour l’optimiser.
Quelques exemples d’objectifs à atteindre en exposant sur un salon mesurables – mesurables c’est bien, ça permet de vérifier qu’on a atteint ses objectifs CQFD.

Objectifs financiers : signer un gros contrat, vendre vos produits, votre innovation, votre technologie (à court, moyen ou long terme)

Objectifs de notoriété : montrer que vous êtes la plus belle entreprise sur votre secteur, pour attirer les prospects, les financeurs, les nouveaux talents, faire du lobbying, rassurer vos clients ou vos partenaires… – ok c’est plus difficilement mesurable, mais on y arrive –

Objectifs de recrutement : un peu lié au précédent objectif :D mais attirer l’étudiant sur votre stand pour l’inciter à postuler chez vous, c’est un challenge peut-être encore plus difficile que pour les prospects ! L’industrie souffre d’une pénurie de salarié, les métiers sur machine d’un déficit d’image… Actuellement il n’y a pas un industriel qui ne doive mettre le paquet sur la marque employeur pour se développer sereinement.

Évidement ce sont des grandes catégories, que vous pouvez subdiviser. Qui dit objectif dit cible. Gardez bien à l’esprit qu’un stand peut “servir” plusieurs objectifs et plusieurs cibles à la fois, mais que vous devrez soigner la segmentation de votre campagne de communication et de vos actions commerciales pour ne pas tomber dans le piège du générique et passer à côté de vos objectifs.

4 tactiques pour optimiser votre budget salon

#1 Profiter des offres groupées des organisateurs

Certains salons proposent des offres de participation par niveau, en pack. Les éléments auxquels il faut faire attention : l’offre publicitaire, le nombre d’entrées et d’invitations gratuites, le niveau de prestation sur l’aménagement générique du stand, la signalétique, les options de partenariats, l’insertion de flyers dans les sacs d’accueil etc.

#2 Attendre la dernière minute

Si vous aimez tout maîtriser, oubliez ce plan. Il est plutôt réservé aux adeptes de l’organisation rock’n roll. Organiser – correctement – un salon dans l’urgence c’est possible. Ce plan vous permet de bénéficier d’emplacements qui n’ont pas été vendus. Vous pourrez négocier le prix où bénéficier de M² supplémentaires ! Avec une bonne communication et une animation commerciale appropriée, vous pouvez mettre le feu dans votre carré !

#2bis Ne pas attendre la dernière minute !

Plus vous vous engagerez tôt dans un projet de salon plus vous aurez d’options et de possibilités. C’est vrai pour choisir l’emplacement idéal (à ce propos l’article Réserver un stand sur un salon vous donne les clés pour réussir cette étape primordiale !) comme pour l’optimisation de votre budget. Certains salons proposent des Early bird rates (définition complète dans le lexique). Cela demande une sortie de trésorerie anticipée, mais elle est largement rentabilisée. En tout cas votre budget salon global sera de façon certaine optimisé sur ce poste de dépense.

#3 Grouper le stand

S’associer avec un partenaire, un sous-traitant, une entreprise dont la technologie est complémentaire de la vôtre, ou pourquoi pas une association ? Cette tactique permet de diviser le prix de l’espace au sol et de répartir les forces humaines pendant le salon – je vous assure que vous profiterez de chaque m² en plus :D – Elle vous permet également de drainer plus de visiteurs, de multiplier les opportunités de contact, de créer des synergies.

#4 Les clubs

Vous n’avez pas pu rater les déplacements en masse de la French Fab au CES ou les villages régions sur les salons nationaux. Un des moyens les plus intéressants pour une entreprise de diminuer ses coûts de participation, tout en profitant d’une communication de masse – attention à ne pas se perdre dans la masse en négligeant sa communication personnelle ! – est de partir groupé avec un club de pairs :

• Associations d’entrepreneurs, clubs
• Communauté des communes, pays, région
• Banque
• Et pourquoi pas faire jouer votre réseau pour trouver des sponsors ?

Ces dispositifs collectifs sont dédiés au soutien et à la promotion des entreprises. Ils permettent, sous réserve de correspondre à leurs critères, une prise en charge – souvent partielle – de votre emplacement, moyennant un aménagement standardisé. Plus ces dispositifs sont visibles, plus vous aurez d’opportunités de capitaliser sur leur communication, voir même de profiter d’une mise en avant ! La notoriété de ce type d’organisation attire beaucoup de visiteurs, et qui dit visiteurs dit opportunités.

Si dans tout ça vous ne trouvez pas de levier efficace, négociez ! Négociez des services, un emplacement, des badges en plus. Si tout se paye, tout se négocie, il suffit de demander !

Pour conclure

Il existe encore de nombreux trucs pour optimiser les coûts de participation à un salon, mais pour être vraiment exhaustive il faudrait écrire un livre 😀. La question de la communication de votre entreprise lorsque celle-ci participe à un événement est centrale, c’est un levier de rentabilité extrêmement puissant à actionner ! Pour aller plus loin sur ce sujet je vous recommande de commencer par la lecture de l’article Utiliser les ressources du salon pour booster votre visibilité, qui balaye les solutions mises en place par les salons pour permettre aux exposants de gagner en visibilité.

N’hésitez pas non à me contacter si vous avez des questions, pour discuter de votre projet !

Plus de conseils pour préparer votre salon B to B :