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Avec de tutotiel complet de budget événementiel, vous allez apprendre à faire un budget exposant en utilisant mon model conçu spécialement pour vous avec amour. Mon objectif ? Vous évitez la crise d’angoisse sur le volet financier de vos prochains salons ! Le budget est un outil d’aide à la décision et un élément pivot de votre organisation. Il vous permet de piloter votre stratégie événementielle sur le long terme et de faire le lien entre les services / personnes qui sont partie prenante lors de votre prochain salon : marketing, communication marketing, commercial, la direction, compta, production etc.

A quoi sert un budget salon ?

Quand je dis que le budget salon est un élément pivot de votre organisation je n’essaye pas de broder sur le sujet 😀 Il vous permet de :

  • Gérer les dépenses : le budget garantie la visibilité détaillée de vos dépenses, de visualiser la répartition des coûts, d’anticiper et de maitriser vos investissements.
  • Piloter votre ROI : objectifs > Scénario > Indicateurs > Feed back > Adaptation en N+2 !
  • Sécuriser votre projet en centralisant les informations dans le cas où une des parties prenantes de l’organisation est en incapacité de le suivre jusqu’à son aboutissement.

Comment optimiser son budget ?

Avoir un budget c’est déjà un bon point de départ. Comment le faire évoluer et l’améliorer ?

  • Anticiper les dépenses (au moins six mois à l’avance) pour bénéficier des meilleurs tarifs, lorsque la pression de la demande n’est pas à son apogée, ou tout simplement pour que la prestation idéale soit encore disponible !
  • Définir des objectifs et des indicateurs de suivi pour mesurer la pertinence des dépenses engagées, mesurer le ROI et adapter votre stratégie évènementielle / budgétaire en N+
  • Mutualiser les dépenses quand c’est possible avec d’autres exposants

Lire l’article complet sur l’optimisation de votre budget

Comment utiliser le model ?

Organiser vos dépenses par grandes thématiques. Lorsque vous évaluez les variables d’ajustement, cela vous permet de modéliser plus clairement vos scénarios. Vous allez vite vous rendre compte que la communication n’est pas forcément votre poste de dépense le plus important alors que c’est un levier de ROI majeur !

  • Prix : indiquez le prix de la dépense ht. Convertir si besoin pour ne laisser qu’une seule monnaie. Scénario 2, 3 : Ici aussi indiquez les prix en ht dans la même monnaie. Ces colonnes vous permettent en un clin d’œil d’évaluer les différentes hypothèses de travail, de trouver rapidement des variables d’adaptation et de valider le meilleur scénario pour votre projet exposant.
  • No de devis, de commande et de facture : noter ces informations sécurise et fluidifie le suivi des fournisseurs. Cela permet à votre hiérarchie et votre compta de retrouver facilement une commande et une dépense engagée et de tracer plus vite les informations en cas d’oubli de paiement. C’est aussi une bonne façon pour vous de vous y retrouver dans les différents devis d’un même fournisseur.
    Je vous conseille de gardez un dossier papier et/ou numérique de vos documents tant que les salons ne sont pas terminés, on ne sait jamais. Ces documents sont aussi une bonne base de négociation avec vos fournisseurs pour les salons suivants !
  • Contact : Besoin de modifier une ligne auprès d’un fournisseur, de gérer un litige ou d’actualiser une proposition périmée ? Cette colonne vous permet de gagner du temps en trouvant le bon numéro sans repasser par le standard téléphonique.
  • Commentaires : Notez tout ce qui peut faciliter la compréhension de la ligne : l’historique, les remarques pour N+ les difficultés rencontrées…

Doit-on valoriser le temps salarié.e dans le budget ?

En théorie non, organiser un salon fait partie du job de votre équipe. Ce qu’il peut être intéressant de faire par contre, c’est de quantifier le temps passé par chacun.e sur le projet optimiser votre organisation et évaluer la pertinence de faire sous-traiter une partie du travail.

Pour conclure, votre budget événementiel est un outil commun à toute votre équipe. Il doit être construit avec rigueur, au risque de vous desservir et de plomber votre organisation au lieu de soutenir votre projet ! Je vous recommande si possible de mettre en place un document en ligne partagé pour le rendre accessible, transparent, et conserver un historique d’intervention en cas de boulette.

Si vous souhaitez aller plus loin pour améliorer vos projets salon, découvrez la formation « Organiser sa participation à un salon »

Formation organiser sa participation à un salon

Au plaisir de vous lire,

Lucie

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