N’oubliez rien !

Que ce soit en urgence ou avec un chouette rétroplanning, participer à un salon ne s’improvise pas ! Petit événement local ou grande messe internationale, du combo chaise bureau au stand de 50 m², pas de préparatifs à la légère !

Chaque salon a ses particularités, que ce soit un événement B to B ou grand public, il y a quand même des fondamentaux qui s’appliquent à toutes les situations. Avez-vous VRAIMENT pensé à tout ?!

Je vous propose ma check liste ultime, élaborée à la sueur de mon front – sans figure de style concernant certaines entrées… je vous laisse deviner lesquelles 😀- Vous n’aurez peut-être pas le temps de tout appliquer, mais au moins vous ne serez pas pris au dépourvu !

Préparation administrative et logistique de votre événement

  • Réserver l’emplacement du stand auprès de l’organisateur
    Le petit + : penser à la réserve pour entreposer vos affaires !
  • Payer les acomptes et les fournisseurs dans les temps – pour ne pas être bloqué le jour J !
  • Enregistrer les badges
  • Prévoir une place de parking exposant si vous avez du matériel à décharger tous les jours
  • Réserver l’hôtel, les billets de train, une voiture
    Le petit + : préparez un road book pour votre équipe
  • Préparer l’intendance sur l’événement – faire les courses quoi 😀

Préparation stratégique de votre événement

La préparation stratégique est une étape à ne pas prendre à la légère. C’est clairement ce qui va faire la différence entre une participation subie “j’y vais parce qu’une force supérieure m’y oblige” – laquelle je vous laisse voir ça en privé 😉 – et une participation optimisée. Basiquement, quitte à dépenser de l’argent, faites le bien, faites en sorte que cet événement soit rentable et vous en rapporte immédiatement ou dans les mois qui suivront !

  • Expérience client sur le stand
    Imaginer le scénario idéal pour transformer vos visiteurs en ambassadeurs de votre stand, on peut faire des merveilles, même dans 5m² !
  • Rentabilité de l’événement
    Être là ne suffit pas ! vous devez profiter de cet espace atypique créé par le contexte du salon pour proposer des opérations commerciales inédites, mettre en valeur vos clients, offrir à vos prospects un moment privilégié pour leur parler de votre activité. Vous devez définir un objectif commercial à atteindre pour rentabiliser votre participation.
  • Animation commerciale
    Lors des nocturnes, certaines entreprises font venir des groupes de rock ! J’ai aussi vu une fondue savoyarde une fois… bref. La seule limite pour une animation commerciale réussie, c’est votre imagination 🙂.

Préparation du stand

Nerf de la guerre. Petit ou grand, au bord d’une allée ou devant la porte des WC, votre stand doit être visible, à votre image, et donner envie de venir !

  • Vos produits, vos démos
  • Le mobilier
    Prévoyez toujours des chaises ou des tabourets…
  • Documents à remettre aux différents visiteurs et leurs présentoirs
  • Vidéo
    Profitez de l’occasion pour présenter du contenu différent à vos visiteurs, pourquoi pas un film institutionnel de votre entreprise ou des photos de votre dernier projet ?
    Le petit + : sous-titrez vos vidéos, sur un salon il y a du bruit !
  • PLV (Kakémonos, posters etc.)
  • Décoration
    Pas de yuka en plastique par contre… veto !
  • Goodies
    Offrir à vos visiteur un souvenir durable de leur visite de votre stand.

Communication sur votre participation à l’événement en amont :

Vous participez à un événement, informez-en le monde entier ! – Ou presque 😀

  • Signature de mail
    Dès que possible annoncez votre participation à l’événement et le n° de votre stand
  • E-mailing, newsletter
    Invitez vos prospects, partenaires et pairs à vous rendre visite
  • Réseaux sociaux
    Mise à jour des visuels, rédaction de posts spécifiques, article de blog
  • Communiqué de presse
    En particulier si vous avez été retenu sur un concours interne

Communication sur votre participation à l’événement sur place :

Le minimum syndical : une photo de votre équipe sur le stand à diffuser sur l’ensemble de vos réseaux sociaux !

  • Réseaux sociaux
    C’est LE moment pour communiquer sur les réseaux sociaux. J’espère que vous avez bien repéré les # incontournables et les influenceurs.

Communication sur votre participation à l’événement au retour :

Rappelez-vous, vous devez rentabiliser votre événement, alors faites le durer. Vous avez systématiquement pendant 2 ou 3 jours post salon un état de grâce, les autres participants vont publier des bilans sur les réseaux sociaux, se remercier entre eux, remercier le reste du monde…, rentrer en contact avec vous de façon intempestive…  Profitez de ce moment pour prolonger votre visibilité !

  • Mail de remerciement
    Le petit + : n’oubliez personne ! Equipe, visiteurs, clients, partenaires, financeurs… Toute personne ayant de près ou de loin participé à votre succès
  • Mettez-vous en lien avec les personnes croisées sur LinkedIn ou les autres réseaux utilisés sur votre marché
  • Relance commerciale, prise de rendez-vous

Logistique sur place :

Indispensable, même si vous décidez de camper derrière un comptoir.

  • Collations pour les différents moments de la journée
    Par exemple : Café + viennoiseries le matin
  • A manger pour vous dans la journée
  • Des bouteilles d’eau
  • Un cahier
    Pour coller les cartes de visites de vos visiteurs et noter si besoin d’un suivi spécifique. Certains salons proposent des douchettes pour scanner les badges.
  • Des stylos
  • Vos cartes de visite
  • Votre PC pour travailler un peu pendant les temps morts
  • Un groupe WhatsApp
    Ou une quelconque appli qui vous permette de communiquer avec votre délégation à distance, on a si vite perdu un membre de l’équipe !

BONUS : le kit de survie

Si jamais vous pensiez partir avec votre portefeuille dans la poche… Oubliez. Avec ce kit de survie vous êtes certain de pouvoir faire face aux imprévus toute la durée de votre salon. Oubliez aussi la caisse en plastique… investissez dans une valise à roulette ! #vécu

  • Du scotch double face
  • Du scotch papier
  • De la patafix
  • Des ciseaux
  • Des colliers de serrage
  • Des pansements
  • Du Doliprane
  • Des batteries de téléphone de secours
  • Une visseuse
  • Une prise multiple
  • Une ou plusieurs rallonges
  • Un cutter

Jamais trop tard pour s’y mettre !

Il n’est jamais trop tard pour bien faire les choses, il suffit d’avoir un plan :D, je vous conseille la lecture de l’article Organiser correctement votre événement dans l’urgence, c’est possible ! pour vous faire une idée.

Si vous avez des questions ou besoin d’un coup de main, n’hésitez pas à me passer un coup de fil 😀